Astrow Web – Brukermanual leder

1. Kontrollpanelet

Kontrollpanelet skal åpnes automatisk ved innlogging. Hvis ikke, kan du åpne det under
«Favoritter – Kontrollpanel» eller via «Vis – Kontrollpanel». Kontrollpanelet er et
snarveispanel til ansattinfo og et oversiktspanel over alt som skal attesteres
(Jobbsammendrag)

1. Persondataendringer er forespørsler fra ansatte som har sendt forespørsler på
   endring av persondata. Hovedsakelig innlegging av bilde eller endring av e-post.
   Trykk på linjen for å se oversikten.

Avvik som må korrigeres er en komplett liste over alle avvik (manglende
stemplinger, åpne dager, sent møtt og gått tidlig avvik for dine ansatte). Trykk på
linjen for å se oversikten.
Åpen dag = En ansatt er satt opp til å jobbe denne dagen, men har ikke stemplet eller det kan
være at det ikke er registrert noe fravær.
Manglende stempling = Ansatt mangler enten inn- eller ut stempling.
Sent møtt = Den ansatte har kommet senere enn hva arbeidstiden tilsier
Gått tidlig = Den ansatte har gått før enn hva arbeidstiden tilsier.

3. Forespørsler som skal godkjennes er fraværsforespørsler fra dine ansatte
   angående ferie eller andre type fravær som må behandles. Dobbelklikk på forespørselen for å se detaljer og for å se om andre ansatte i din avdeling er fraværende i samme tidsrom som forespørselen.

4. Stemplinger som må godkjennes er manglende stemplingsforespørsler eller koder
   stemplet på stemplingsuret som må godkjennes.

5. Stempling-tillegg forespørsler er tilleggsforespørsler som kan være enten
   låsetillegg, matpenger o.l. Trykk på listen for å se oversikten.

6. Trykk på navnet for å komme inn på ansattkortet til den ansatte.

1. ID nummer er et autogenerert nummer fra Astrow så det behøver man ikke å tenke på.
2. Navn til ansatt (Fornavn, mellomnavn og etternavn)
3. Kort/brikkenummer er hvor man legger inn nummer til stemplingsbrikke/kort som de
   ansatte skal stemple med. Er kort/brikker levert av Time Recorder så står det et siffer
   på brikken/kortet som skal brukes.
4. Fraværsgruppe er en gruppe i Astrow hvor det ligger tildelt hvilke fravær de kan søke
   om og hvem som er godkjenner.
5. Brukernavnet for pålogging til Astrow for den ansatte
6. Start kalkulasjon er datoen når den ansatte starter i bedriften
7. Slutt kalkulasjon er datoen når den ansatte slutter. Da legger du inn dato for siste
   arbeidsdag.
8. Ansattnummer er hvilket ansattnummer den ansatte har i lønnssystemet.
9. Registernummer benyttes ikke
10. Fravær og avvikstid benyttes ikke.
11. Terminalgruppe skal ligge med alle på alle ansatte
12. Terminal display er hva som vises i displayet på stemplingsuret + app for den ansatte
13. Lokasjon er tilhørighet for den ansatte
14. Legg til bilde av den ansatte
15. Syklus er den permanente arbeidstidordningen. Trykk på «Sett» for å legge til ny fast
    arbeidstid fra en ny dato.
16. Lønnsgruppe er type beregning (Fleks, Overtid, Produksjon, Timebank o.l. kan være
    navn her alt avhengig av hva slags beregning de ulike ansatte har).

7. Snarvei til dagsvisning, altså alltid inneværende dag.

8. Snarvei til timekort visning for den ansatte.

9. Snarvei til saldokort (Se feriedager oversikt, sykt barn dager)

10. PIP er tilstedeværelse modulen som alltid viser hvem som er innlogget eller
    utlogget på lokasjonen.

11. Rapport er snarvei til forhåndsdefinerte rapporter (Hvis man oppretter det)

12. Rapport arkiv vil alltid vise siste kjørte rapporter.

Behandle forespørsler

Gå til menyen «Favoritter – Behandle forespørsler» eller «Handlinger – Behandle
forespørsler» for å se alt som skal godkjennes. Her er det kategorisert etter
fraværsforespørsler, stemplingsforespørsler, endringer personlig info, stemplingstillegg og
arbeidsplan forespørsler. Behandle forespørsler er ikonet for alle snarveiene som ligger i
kontrollpanelet med oversikten over hva som må behandles.

Teamleder (Hovedbilde i Astrow)

Gå til menyen «Favoritter – Teamleder» eller «Handlinger – Teamleder»

Hovedmeny Teamleder

For å få frem hovedmenyen i Teamleder, må du høyreklikke på en dag.

Legg til stempling

Benyttes når/hvis man skal legge til en manuell stempling som leder (Ansatte kan også søke
om manglende stemplinger via ansattportalen via PC eller app.

Legg til avvik

Legg til avvik benyttes hvis man skal legge til et avvik/fravær manuelt som leder.
Høyreklikk på en dag eller velg flere dager ved å holde CTRL nede på tastaturet for å velge
flere dager. Ved å holde nede CTRL kan du også velge flere dager uavhengig av ansatte.
Eksempel, her er 3 dager markert med rød ramme som indikerer at disse 3 dagene er valgt.

Deretter høyreklikk og velg «Legg til avvik» fra menyen og velg riktig fravær.

Forklaring av ulike typer godkjenningstid:
De fleste fravær har en standard godkjenningstid, som oftest «Juster til normaltid».

a) Juster til normaltid betyr at Astrow alltid vil fylle ut all manglende tid for dagen
uavhengig av klokkeslett i arbeidstiden. Mangler en ansatt eksempelvis 3 timer for
dagen og man benytter «Juster til normaltid» så vil fraværet komme inn med 3 timer.
Juster til normaltid ser bare på all manglende tid basert på oppsatt forventet
arbeidstider.

b) Standard start/slutt fungerer så og si akkurat på samme måte som «Juster til
normaltid», bare at den vil også ta med seg tillegg som ligger fast i arbeidstiden.
Eksempelvis hvis en ansatt skal ha betalt en form for skifttillegg eller UB tillegg ved
fravær, så må standard start/slutt benyttes.

c) Hvis en ansatt starter dagen hos tannlege og ikke stempler dette selv, men kun stempler
seg inn når de kommer, så kan man registrere fraværet med Møtt sent. Da vil Astrow
se på arbeidsplanen den aktuelle dagen og gi riktig antall timer.
Eksempelvis 2 timer her hvor arbeidstiden er satt fra kl. 08:00-16:00.

d) Gått tidlig kan registreres hvis fraværet gjelder på slutten av dagen og fungerer på
samme måte som «Møtt sent» bare i motsatt ende av dagen.

e) Antall timer benyttes hvis man ønsker å definere eksakt antall timer et fravær skal
være manuelt. Som oftest benyttes dette valget når man skal legge til eksempelvis
overtid 100% manuelt osv.

Avvikshåndtering

Avvikshåndtering benyttes for både å legge inn fravær for ønsket periode (fra-til) eller for å
slette et avvik/fravær i valgt periode. Fordelen med avvikshåndtering og avvik per periode er
at man kan legge inn fravær uavhengig av hvilken periode man står i i teamleder.

Legg til notat

Legg til notat brukes for å påføre et lite notis for dagen hvis det har skjedd et eller annet eller man rett og slett ønsker å dokumentere noe spesielt som har skjedd den dagen.

Dager med notat vil vises slik i teamleder bilde. PS: Kun ledere som har lagt til notatet får lov
til å slette notatet. Man kan ikke slette hverandres notater.

Legg til stemplingstillegg

Stemplingstillegg benyttes for å legge til typiske stk. tillegg som går mot lønn. Det kan være
låsetillegg, matpenger, akkord o.l.

Velg ønsket stemplingstillegg og legg inn antall i verdi feltet og trykk på «Lagre»

Endre dagsplan

Endre dagsplan benyttes for å endre arbeidstid på en eller flere dager i ønsket periode. Dette
er spesielt gunstig hvis ansatte bytter arbeidstid eller man må rokkere om pga. sykdom.
Marker de dagene dere ønsker å bytte arbeidstid på. Det kan være en eller flere dager, på
samme ansatt eller flere ansatte. PS: Hold nede CTRL på tastaturet for å velge flere dager.

La oss bytte arbeidstid til 08:00-16:00 for disse 3 dagene. Marker alle 3 dagene ved å holde
nede CTRL og klikk på de 3 dagene. Deretter høyreklikk og velg «Endre dagsplan»

I søkefeltet kan man søke på tekst i arbeidstiden, så i dette tilfelle kunne jeg søkt på 08:00-
16:00 eller bare HK for å se alle arbeidstidene relatert til HK.
Velg ønsket dagsplan og trykk på «Lagre».

Dagsplanene ble da endret for alle 3 dagene. Man ser også en understrek under navnet på
dagsplan som indikerer at den er manuelt endret.

Endre syklus

Endre syklus benyttes hvis man skal endre en arbeidstid permanent fra ønsket dato. En syklus
består av ulike dagsplaner (arbeidstider) mandag-søndag.
Høyreklikk i en celle i teamleder bildet fra den dato ny arbeidstid skal gjelde ifra.

Verifiser at riktig syklus er lagt inn fra og med riktig dato og trykk deretter på lagre.

Rapport – Type rapport

Rapport –> Type rapport brukes hvis man ønsker å ta ut en rapport på kun en enkelt ansatt
eller flere ansatte uten å måtte skrive ut en rapport for alle. Høyreklikk på en dag på den
ansatte du ønsker rapport på og velg Rapport – Type rapport. Eksempelvis Rapport –
Timekort.

Når rapportkjøring vinduet åpner seg så ser du at Astrow automatisk bytter til «Per ansatt
og har valgt den ansatte du høyreklikket på i teamleder bilde. Hvis du ønsker, kan du velge
flere ansatte individuelt.

Vis timekort

Vis timekort er for å hente opp timekort visning. Se forklaring av timekortet her

Vis saldokort

Vi saldokort for å se oversikt over feriedager, sykt barn dager o.l. Se forklaring av saldokortet her

Signering periode som leder for dine ansatte

Gå til menyen «Favoritter – Signering av periode» eller «Handlinger – Signering av periode»

Ta ut en rapport

Gå til rapportoppsett via «Favoritter – Rapportoppsett» eller via «Rapporter – Rapportoppsett».

Timekort = Detaljrapport som inneholder stemplinger, arbeidstid, overtid, timebank, fleks,
UB tillegg etc. per ansatt for ønsket periode.

Avvik = Rapport på avvik som «manglende stempling», «åpen dag», «sent møtt», «gått
tidlig» osv.

Saldokort = Rapport på feriedager saldo + tannlege timer saldo.

Teamfravær = Fraværsrapport hvor du velger de fraværene du selv ønsker.

Timekort totaler = Sumliste rapport. Lik som timekort rapporten, bare at man får en sum peransatt for ønsket periode. Inneholder ingen stemplinger.

a) Timekort rapport

1. Velg timekort
2. Velg «Kjør rapport»
3. Skriv et navn på rapporten, eksempelvis «Timekort forrige måned».
4. Velg konfigurasjon (Timekort standard / 60 deler eller timekort standard / 100 deler). 100
   deler er desimaler, mens 60 deler er standard klokketimer og minutter.
5. Velg ønsket gruppering (Standard er ansatt)
6. Huk på «Send e-post» hvis du ønsker rapporten tilsendt på e-post. NB: Velger du dette, får
   du automatisk rapporten tilsendt i HTML, .csv og .xlsx som vedlegg.
7. Velg ønsket periode, eksempelvis «Forrige periode».
8. Velg «Avdelingsleder avdeling»
9. Velg teamet ditt i listen.
10. Trykk på generer for å kjøre rapporten. (Rapportarkivet vil åpnes automatisk etter du
    trykker på generer)
    Rapportarkivet hvor du kan trykke på navnet for å åpne rapporten. Du kan også markere
    rapporten og trykke på «Last til Excel» direkte fra rapportarkivet.

b) Avviksrapport

Konseptet med å lage nye rapporter er så og si det samme hvilken rapport som benyttes. I
avviksrapporten må du velge følgende og selv velge hvilke avvik du ønsker en rapport på.
Hovedsakelig er det «Manglende stempling, sent møtt, gått tidlig og åpen dag».

c) Saldokort rapport

Benytt denne rapporten for å ta ut rapport på feriedager, sykt barn dager, omsorgsdager etc. (Hvilke valg som man har tilgjengelig, avhenger av hva man har registrert i oppsettet i Astrow)

d) Fraværsrapport

Fraværsrapporten gir deg en rapport på de fraværene du selv ønsker.

e) Timekort totaler rapport

Timekort totaler er en sumliste rapport som kun gir deg antall timer på timer, overtid, UB,
tidskontoer osv. Denne rapporten inneholder ingen stemplinger eller datoer o.l. Ofte så benyttes denne rapporten som lønnsgrunnlag.

Automatisere rapport / lagre rapportoppsett

Automatisering av rapport betyr at man kan få tilsendt den samme rapporten på ønsket dato,
dag osv. for samme periode.

Normalt sett så skriver man gjerne ut en rapport eller ønsker å se en rapport for forrige
måned, så vi kan ta det som eksempel.
Først må vi lage et oppsett som vi ønsker å benytte i en fast rapportkjøring.

Velger timekort og kjør rapport og velger ønskede parametere.
I stedet for «Kjør nå» eller «Generer» så velger vi «Lagre som» for at Astrow skal huske dett
oppsettet.

Neste gang jeg går inn på «Timekort rapporten» og velger «Kjør rapport» så kommer det opp
slik:

Nå ligger det faste oppsettet der så jeg slipper å velge de samme parameterne hver måned.
Markerer jeg (3) og trykker på «Kjør rapport» (4) så vil Astrow alltid velge periode «Forrige
måned» + de andre parameterne jeg valgte.
Rapporten ligger nå også lett tilgjengelig via kontrollpanelet og kan startes med 1-tastetrykk.

Nå som vi har laget et fast oppsett, kan vi sette opp rapporten i oppgaveplanleggeren.
Følg stegende nedenfor og velg «Plankjøring (6)» til slutt for å sette opp en fast jobb.

1. Velg «Lag ny»
2. Skriv inn et navn på den faste jobben. Bruk gjerne samme navn som det faste
   rapportoppsettet.
3. Velg hyppighet
4. Velg dato (Velger du ukentlig i punkt 3, så kan du velge en bestemt ukedag).
5. Velg klokkeslett
6. Lagre

Gjenta samme oppsett for alle de andre rapportene på tilsvarende måte.

For å aktivere e-post utsendelsen, må du gjøre følgende:
Velg rapporten (1) og trykk på plankjøring (2)
Huk på «Send e-post (3)»
Trykk Lagre (4)