Evagueringsrutiner er en viktig del av HMS-arbeidet for alle produksjonsbedrifter. Her er det snakk om sikkerhet for deres viktigste ressurs, menneskene. Arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften og brann- og eksplosjonsvernloven stiller blant annet krav til at virksomheter skal:

• Ha beredskaps- og evakueringsrutiner
  «Iverksette rutiner for å forebygge overtredelser.»
  Internkontrollforskriften § 5 og Brann- og eksplosjonsvernloven § 19
• Gi ansatte nødvendig opplæring og øvelse i nevnte rutiner
  «Opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig.»
  Arbeidsmiljøloven § 3-2
• Dokumentere det systematiske HMS-arbeidet
  «Internkontrollen skal dokumenteres.»
  Internkontrollforskriften § 5

Og forresten, kan du med hånden på hjertet si at dere har full oversikt over alle som er i bygget dersom en nødsituasjon skulle oppstå? Det gjelder både ansatte og eventuelle besøkende.

For å vurdere deres nåværende rutiner har vi utformet 5 spørsmål som du må kunne svare på:

1. Vet dere hvem som er i bygget akkurat nå?

Arbeidsgiver skal sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og nødvendige sikkerhetstiltak. Ved en evakuering må du raskt kunne bekrefte hvem som er til stede, både ansatte, innleide og besøkende.

Hvorfor?

• Uten kontroll på dette er det umulig for deg som leder å vite om noen er igjen i bygget.
• Det kan være ansatte ikke er ved bevissthet, eller på annen måte er forulempet fra å kunne komme seg ut på egenhånd.
• Du må vite hvem som ikke kan gjøres rede for sånn at tiltak kan iverksettes for å hente personen ut.

2. Hvordan får dere oversikt over besøkende?

Å ha papirlister over besøkedne i resepsjonen kan være upraktiske og utfordrende med tanke på personvern. Besøkende må også inkluderes i evakueringslisten sammen med ansatte. Dette kan gå automatisk gjennom god systembruk.

Hvorfor?

• Du må kunne dokumentere hvem som oppholder seg på området, samtidig som personopplysninger behandles i tråd med GDPR.
• Andre skal ikke vite om andres bevegelser uten samtykke.
• Telefonnummer skal også beskyttes.

3. Hvor lang tid tar det å gjennomføre en opptelling?

Papirlister og telefonrunder tar tid når minutter kan redde liv.

Hvorfor?

• Med riktig system, vil du kunne få opp en komplett evakueringsliste på sekunder, og starte oppropet. Dersom noen mangler, kan du da raskt sette igang tiltak.
• Vi anbefaler å ha ansvarshavende dersom du er utilgjengelig, og at de har fått nødvendige tilganger og opplæring.

4. Hva skjer dersom resepsjonen er ubemannet?

Dere burde ha et system på plass hvor besøkende kan registrere seg seklv ved ankost. Dette burde ikke være avhengig av at det er folk til stedei resepsjonen. En digital løsning med enkel brukergrensesnitt løser dette.

Hvorfor?

• Beredskapsrutinene må fungere uavhengig av bemanning og tidspunkt på døgnet.
• For eksempel kan man ha en ipad koblet til besøksregistrering i resepsjonen, men tydelig kommunikasjon om at dette må fylles ut før man går inn.

5. Hvordan dokumenterer dere hendelsen i etterkant?

Det er som vist lovpålagt å følge opp rutiner og uønskede hendelser. Kan dere hente ut en rapport over hvem som var til stede da alarmen gikk?

Hvorfor?

• Dokumentasjon er viktig ved HMS-oppfølging, revisjoner og gjennomgang av hendelser.
• Ved en brannøvelse, er det viktig å kunne analysere rutinene i etterkant. Da stiller du mer forberedt dersom det skulle oppstå en ekte situasjon.

Mange blir overrasket over hvor lite kontroll de har

Når dere tester egne rutiner, oppdager mange at det er vanskeligere enn forventet å få full oversikt. Med automatisk timeregistrering i sanntid, kombinert med besøksregistrering får ledere svarene de trenger når det virkelig gjelder.

Med over 100 år i bransjen vet vi hva som funker. Vi gir deg trygghet i nødsituasjoner, gjennom gode systemer som gir enkel og rask oversikt over deres mest verdifulle ressurs, menneskene.

Kontakt oss for hjelper deg å få orden i sysakene

• Vi hjelper dere å analysere nåværende systembruk
• Vi avdekker gap i dere rutiner
• Basert på analysen forslår vi tiltak som må på plass