Astrow Web – Brukermanual besøksregistrering

Besøksregistrering er en egen lisensiert modul i Astrow Web og forutsetter at man har modulen aktivert på lisensen. Kontakt salg@timerecorder.no for gjeldende priser.

Installasjon av skriver for utskrift av besøkslapper

Vi anbefaler Brother QL-820NWB eller QL-810 modellen som er testet og virker.

Se lenke her for hvordan man installerer Brother skriveren.

Oppsett ST-25 terminal for besøksregistrering i Astrow Web

• Gå til kommunikasjon (1)
• Velg terminaler (2)
• Marker terminaler (3)
• Trykk på rediger (4)
• I feltet her kan du endre navn på stemplingsuret (5)
• Under konfigurasjon så setter du konfigurasjon som «Visitor» (6)
• Under språk kan du velge språket på stemplingsuret (7)
• Under serie utskrift kan du koble til etikettskriveren for hvor du ønsker besøksetiketter skal skrives ut. Kan sløyfes hvis man ikke har skriver. (8)
• Sørg for at terminalen er aktiv i avkrysningsboksen «aktiv». (9)
• Trykk på «lagre» (10)

Etter at man har gjort disse endringene, så skal layouten på selve stemplingsuret endres til å kun vise muligheten for besøksregistrering med 2 knapper som viser «Besøk inn – Besøk ut».

Oppsett QR-kode besøksregistrering

QR-kode for besøksregistrering er anbefalt hvis man ikke ønsker å benytte et eget stemplingsur, mer hygenisk ved at man unngår at alle taster på samme stemplingsur, eller om man har flere innganger i bedriften man ønsker å få loggført besøkende uavhengig av hvor de kommer inn. (Eksempelvis ved varelevering etc.)

QR-koden er automatisk generert og man kan definere ulike parametere som vi skal gå igjennom nå.

For å konfigurere QR-koden, må følgende gjøres:

• Velg kommunikasjon (1)
• Velg terminalkonfigurasjon (2)
• Marker konfigurasjonen som heter «Visitor» (3)
• Trykk på «rediger» (4)

I neste skjermbilde under fanen «generelt» kan man endre på følgende:

• Endre standard språk for QR besøksregistrering (1)
  PS: Annet språk kan velges av besøkende ved registrering.
  
• Velg om du ønsker å benytte alle ansatte i et team/ansattgrupper som valg for besøksregistreringen. (2)
• Selve QR koden som besøkende må scanne som tar de til en egen URL for deres løsning.(3)
• Egendefinert utskriftstekst som vil vises over QR koden når man laster ned QR kode i steg 5. (4)
• Last ned QR koden med QR utskriftstekst. (5)

Under fanen konfigurasjon – besøkende (1) styres det meste av parametere og hvilke felter som skal være synlig i registreringen.

2) Konfigurasjon: Under konfigurasjon kan du sette generelle parametere.

• Bruk autofullfør for ut-sjekk: Når denne er aktiv så kan besøkende skrive inn de 3 første bokstavene i sitt navn, så vil man gjøre oppslag på navnet sitt for ut-sjekk.
• Benytt autofyll for valg: Når denne er aktiv, så kan man også søke opp besøkende ved å skrive inn de 3 første bokstavene i navnet. Gjelder kun for vert og ut-sjekk manuelt via Astrow.
• Ta bilde ved inn sjekking: Når denne er aktiv, så vil det bli tatt bilde av besøkende ved innsjekk. Gjelder kun bruk av besøksregistrering via ST-25 terminal.
• Sikkerhetsvilkår: Når denne er aktiv, så er det påkrevd at besøkende må godkjenne sikkerhetsvilkår før de får lov til å sjekke inn.
• Bruk lokasjonssted ved innsjekk: Når denne er aktiv, så kan vert velge hvilken lokasjon den besøkende skal besøke. Gjelder kun ved registrering av besøkende manuelt via Astrow Web.
• Bruk PIN-kode ved utsjekk: Når denne er aktiv, så vil det automatisk genereres en PIN kode for ut-sjekk. PIN kode vil automatisk fylles ut for å gjøre det enklere ved ut-sjekk. Denne parameteren gjelder ved besøksregistrering via QR-kode.
• Bruk PIN-kode for registrering (ST-25): Når denne er aktiv, så vil det genereres en PIN-kode ved registrering via besøksregistrering via ST-25 stemplingsur.

3) Juridisk informasjon sikkerhetsvilkår: I dette feltet legger man inn informasjon angående det juridiske som besøkende må bekrefte og ha lest før de får lov til å registrere seg inn. Dette feltet er knyttet opp til parameteren angående sikkerhetsvilkår.

4) Velkomstmelding: Her legger man inn en egendefinert velkomstmelding som vises på skjermen.

5) Kart URL: Her legger man inn URL for kartet som sendes til den besøkende via e-post/SMS.

6) Kart: Her laster man opp bilde av bygningskart.

7) Skriv ut: Her bestemmer man parametere angående utskrift av besøkslapper via en etikettskriver.

• Skriv ut ved innsjekk: Når denne er aktiv, så vil besøksetikett skrives ut via skriver.
• Skriv ut etikett topp: Når denne er aktiv, så kommer firmalogo med på utkskriften. (Dette forutsetter at man har lastet opp firmalogo under Innstillinger – System – Systemkonfig – Firmalogo etikettskriver.)
• Utskriftsmal: Her bestemmer man formatet på papiret i etikettskriveren.

8) SMS: Under SMS kan man sette opp kobling mot en SMS tjeneste som vi tilbyr. Da vil besøkende samt mottaker av besøk få varsel på SMS når en besøkende registrerer seg. Kontakt salg@timerecorder.no for priser på SMS tjeneste.

• Send SMS til gjester ved inn registrering: Når denne er aktiv, så sendes det SMS til den besøkende.
• Send SMS til kontakt ved inn registrering: Når denne er aktiv, så sendes det SMS til kontaktperson.
• SMS velkomstmelding: Her kan du definere en velkomstmelding som sendes som SMS.
• Brukernavn: Brukernavn fås av Time Recorder ved bestilling av SMS tjeneste.
• Passord: Passord fås av Time Recorder ved bestilling av SMS tjeneste.

9) Resepsjon: Dette muliggjør en ringeklokke i displayet på ST-25 terminalen hvor man kan varsle resepsjonen og valgri bruker.

• Resepsjon: Huk på denne hvis du ønsker å aktivere respesjonfunksjonen i displayet på ST-25 terminalen.
• Bruker: Velg hvilken bruker som skal bli varslet når besøkende varsler resepsjonen.
• Telefon: Legg inn telefonnummeret til brukeren som skal bli varslet.
• E-post: Legg inn e-post adressen til brukeren som skal bli varslet.
• Velkomstmelding: Legg inn valgfri velkomstmelding som sendes ut.

10) Registreringsskjema: Her kan du velge hvilke felter som skal dukke opp ved registrering av besøkende og samtidig velge hvilke felter som skal være obligatoriske samt rekkefølgen på feltene.

Deretter velger man fanen «terminaler» (1) hvor man knytter opp konfigurasjonen til det/de stemplingsurene man ønsker at den skal være gjeldende. (2)

Registrering av besøkende manuelt via Astrow Web

Det er selvsagt mulig å registrere besøkende manuelt ved behov og det har også noen fordeler når det kommer til masseregistrering av besøkende. F.eks., hvis man vet at det kommer en delegasjon en bestemt dato og klokkeslett, så kan man registrere inn alle i en operasjon ved å legge til flere navn.

For å komme i gang med registrering av besøkende manuelt, må du velge fra menyen «Besøkende (1) – Gjest – sjekk inn» (2).

1. Navn = Her legger du inn navnet på den besøkende
2. E-post = Her legger du inn e-post adressen til den besøkende
3. Ekstra gjest = Ved å velge ekstra gjest, kan du legge til flere besøkende fra samme firma.
4. Neste = Trykk på neste knappen etter at du har fylt inn nødvendige felter.

I neste bilde må du søke opp den ansatte den besøkende skal besøke eller skrive inn de 3 første bokstavene i navnet så vil Astrow automatisk foreslå alle navn som starter med de 3 bokstavene.

Navnet til den ansatte som får besøk dukker da opp (1) og man trykker på neste knappen for å gå videre (2)

Skriv inn firmanavn eller ingen firma (1) og trykk på neste (2) knappen for å fortsette.

Årsak til besøk = Under årsak til besøke skriver du inn hensikten med besøket. (1)
Bruk dato og tid = Bruk denne kun hvis du skal forhåndsregistrere besøkende. (2) Da vil du få mulighet til å legge inn spesifikk dato og klokkeslett (3)

Se liste over besøkende i Astrow Web

De som har tilgang til besøksregistreringen i Astrow kan se en liste over alle besøkende.

1. Trykk på besøkende
2. Velg «liste over gjester»

Inne i listen over besøkende kan du redigere informasjon på registreringen og sjekke ut gjester manuelt etc.

Marker den du vil redigere (1) og trykk på «rediger» (2) og endre på den informasjonen du ønsker. Trykk på «lagre» (3) når du er ferdig.

Systeminnstillinger for besøksregistrering

I denne modulen kan man også sette en del parametere basert på automatisk ut-sjekk etc som kan være greit å ta en titt på.

Systeminnstillingene for besøksregistreringen finnes her:

• Velg innstillinger (1)
• Velg system (2)
• Skriv inn bes eller besøk i søkefeltet så får man opp alle innstillingene og på hvor de ligger. (3)
• Velg system konfig (4)

Da får man opp følgende alternativer:

Begrens besøk kontaktgruppe:

Hvis man ønsker å begrense hvilke ansattnavn som skal vises i søkefeltet ved registrering så setter man parameteren til «ja». Dette forutsetter at man setter opp en egen ansattgruppe under konfigurasjon – grupper – ansattgrupper som man velger å benytte som besøksgruppe hvor de ansatte som skal dukke opp ligger.

Registrer besøkende ut automatisk:

Setter man denne parameteren til «ja» så vil alle besøkende som ikke har registrert seg ut bli automatisk sjekket ut ved midnatt.

Registrer besøkende ut automatisk kl. :

Her kan du velge et fast klokkeslett som besøkende blir sjekket ut med hvis de ikke har sjekket ut selv.


Automatisk ut-sjekk av besøkende etter X timer:

Her kan du velge å sette automatisk ut-sjekk etter X antall timer som baserer seg på når de innlogget tid.


Vis team og avdelingsnavn i kontaktlisten ved besøk:

Her kan du velge å vise besøksgruppe navnene i listen som besøkende kan velge ifra.