ViktigEndringer i systeminnstillingene gjelder alle brukere. Endre bare innstillinger du kjenner konsekvensen av.
Før du starter
Du trenger tilgang til Innstillinger og System.
Hva systeminnstillingene er
Under Innstillinger og System ligger innstillingene som gjelder hele løsningen, og standardinnstillingene for alle brukere. Brukere kan endre noen av dem for seg selv under Innstillinger og Innstillinger. Har en bruker lagret egne innstillinger, gjelder de foran systemstandarden. Se «Dine innstillinger: passord, språk og varsler».
Før du endrer noe
- Noen innstillinger gjelder bare nye brukere, for eksempel standardkolonnene i timekortet.
- Er du usikker på en innstilling, spør support først.
- Innstillingene lagres først når du trykker Lagre. Med Avbryt lukker du uten å lagre.
Slik finner du fram
Velg Innstillinger og deretter System. Kategoriene står til venstre. Feltet Søk i innstillinger finner en innstilling uten at du vet hvilken kategori den ligger i.
Kategoriene
Astrow 12 har 19 kategorier:
- Teamvisning fravær/avvik: hvilke fravær ansatte ser hos kolleger i teamvisningen
- Avvik: hvilke avvik som vises i avvikslistene
- Programkonfigurasjon: blant annet grensene for egen retting av timer
- Astrow Mobil: standardoppsettet i appen
- Persondatakort: innstillinger for ansattkortet
- DAGLIGE_OPERASJONER: krav om notat ved endringer
- E-post tjener: oppsettet for utsendelse av e-post
- Import dokumenter: masseopplasting av dokumenter
- Lagre I/O innstillinger: lagring av inn- og utstemplinger
- Brukergrensesnitt: visning i Astrow
- Sykdomsregler: regler for sykefravær
- Språk: standardspråk
- Mobil applikasjon konfig.: brukes ikke
- Prosjekt: prosjektmodulen
- Opprop: opprop og evakuering
- Sikkerhet: passordregler
- System konfig.: generelle innstillinger for hele løsningen
- Grensesnitt for timekort: standardkolonner i timekortet
- Besøkende: besøksregistrering
Fravær og avvik
- Teamvisning fravær/avvik: kryss av for fraværene som skal vises i teamvisningen. Fravær uten kryss vises ikke for kolleger.
- Avvik: velg hvilke avvik som vises i avvikslistene, for eksempel manglende stempling, åpen dag, sent møtt og gått tidlig. Vis viser avviket for dager bakover i tid. Vis i gjeldende dag viser det også for dagen i dag.
- Sykdomsregler: for dere som bruker sykdomsregler. Her settes reglene, og hvilke fraværskoder som gjelder egenmelding, sykmelding og sykmelding ut over 16 dager.
Ansatte, brukere og egen retting
- Programkonfigurasjon: «Maks tidligere dager for egne stemplinger/fravær» og «Maks fremtidige dager for egne stemplinger/fravær» bestemmer hvor langt bakover og framover ansatte med rettighet kan rette sine egne timer. Se «Rette feil i egne timer».
- Programkonfigurasjon: HR- e-post er adressen som får e-post automatisk etter evakueringsøvelser (PIP). «Bevegligehelligdager kalkulering, neste måned» bestemmer hvor mange måneder fram Astrow beregner helligdager.
- Persondatakort: her ligger blant annet navneformat for ansatte, om samme ansattnummer kan brukes flere ganger, og om brukeren skal deaktiveres og kortnummeret nullstilles når en ansatt slutter.
- Sikkerhet: passordregler. Se «Passordregler».
- Språk: standardspråket for alle brukere. Brukerne kan velge eget språk.
Visning og timekort
- Brukergrensesnitt: blant annet Visningsmodus PIP (enkel eller detaljert), Vis avvik fra siste X dager, Vis slettet data (viser slettede oppsett, som kan gjenopprettes), Start av periode når det er i dag, Sidestørrelse og Negative verdier i rødt.
- Grensesnitt for timekort: standardkolonnene i timekortet, med tellerne som vises i hver kolonne. En ny bruker får denne timekortvisningen. Oppretter du brukeren ved å kopiere en eksisterende bruker, får den nye brukeren i stedet timekortvisningen til brukeren du kopierer. Kolonnene kan også overskrives for alle brukere. Brukerne får da et varsel og velger selv om de godtar den nye visningen.
- Astrow Mobil: standardoppsettet i appen for alle brukere: hva som vises på startsiden og hvilke snarveier som finnes. Endringer kan overskrive innstillingene til alle brukere av appen. Når innstillingene overskrives, får brukere med Astrow Mobil 2.2.8 eller nyere et varsel om endringene.
Beregning, drift og notater
I System konfig. finnes mange innstillinger for hele løsningen. Disse hører sammen med andre veiledninger:
- Godkjenn automatisk forespørsler: se «Rette feil i egne timer».
- «Deaktiver Bekreft Timekort hvis leder har godkjent»: når den er på, kan den ansatte ikke endre signeringen etter at lederen har godkjent. Se «Godkjenne perioden som leder».
- «Tillatt brukere å avmelde seg av varslinger»: se «Dine innstillinger: passord, språk og varsler».
- «Aktiver stempling-tillegg Autorisasjon»: se «Stemplingstillegg».
- Bakgrunn for skrivebord: se «Tilpasse menyer, favoritter og bakgrunn».
- «Helligdager har lav prioritet ved kalkulering»: når den er på, går et vanlig fravær foran helligdagen den dagen.
- Merk redigert stempling og Behold reelle stemplinger: styrer om endrede stemplinger merkes, og om originalstemplingene fra stemplingsuret tas vare på.
- Firmanavn og firmalogo, som brukes i rapporter og på stemplingsuret. Har dere besøksregistrering, har etikettene en egen logo i «Firmalogo - Etikettskriver».
I DAGLIGE_OPERASJONER bestemmer du om det skal kreves et notat når stemplinger, fravær, dagsplan, tellere, stemplingstillegg eller syklus endres. I Import dokumenter angir du hvor i filnavnet Astrow finner ansattnummeret ved masseopplasting. Se «Dokumenter og ansattvisning».
Moduler
Disse kategoriene gjelder bare hvis dere har modulen:
- Prosjekt: prosjektregistrering
- Opprop: opprop og evakuering
- Besøkende: besøksregistrering, blant annet automatisk utsjekk og sletting av gamle gjesteregistreringer
Endres bare etter avtale med support
- E-post tjener: e-postserveren som brukes til utsendelser. Endre ikke oppsettet uten avtale med support.
- Mobil applikasjon konfig.: brukes ikke.
Er du usikker på hva en innstilling i System konfig. gjør, spør support før du endrer den.