Elektronisk personalliste: krav, bransjer og hvordan du holder den kontrollklar

En personalliste er en løpende oversikt over hvem som arbeider på arbeidsstedet, og når hver enkelt begynner og slutter arbeidsdagen. I dag må serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere og bilverksteder og bilpleievirksomheter føre personalliste. Listen kan føres i en innbundet bok eller som elektronisk personalliste, men den må føres i det øyeblikket arbeidet starter og slutter, den må kunne vises fram straks ved kontroll, og alle rettelser må kunne spores.

Reglene står i bokføringsforskriften § 8-5-6, og Skatteetaten har utdypet dem i en egen melding og flere prinsipputtalelser. Under går vi gjennom hva kravene betyr i praksis, og hva du bør sjekke for å være kontrollklar.

Hvilke bransjer har krav om personalliste?

Kravet gjelder tre bransjer. Det har ikke kommet nye bransjer til de siste årene; listen over bransjer har vært den samme siden 2014. Skatteetaten beskriver bransjene slik på sin side om personalliste:

• Serveringssteder: blant annet kafeer, restauranter, puber, gatekjøkken og cateringvirksomhet. Kravet gjelder også virksomheter der tilberedt mat bringes ut til kunden eller hentes på stedet, og det gjelder uavhengig av om stedet har skjenkebevilling. Se også timeregistrering for kafé og restaurant.
• Frisører og skjønnhetspleie: for eksempel ansiktsbehandling, manikyr, pedikyr, kroppspleie og spa, farging av vipper og bryn, tatovering av bryn, øyekontur og lepper, tannbleking og piercing. Solarium er unntatt. Det samme gjelder helsetjenester og alternativ behandling som er unntatt fra merverdiavgiftsloven.
• Bilverksted og bilpleie: bilverksteder, bilvask og billakkering. Skatteetaten legger til grunn at virksomheter med næringskode 45.200 (reparasjon og vedlikehold av motorvogner) er omfattet. Se også timeregistrering for verksted.

Hjemlene er § 8-5-1 og § 8-5-6 for servering, § 8-3-4 for frisør og skjønnhetspleie og § 8-12-1 for bilverksted og bilpleie.

Når slipper du å føre personalliste?

Det finnes noen unntak, og de er snevrere enn mange tror:

• Personalet består bare av innehaveren, ektefelle eller samboer og barn under 16 år. Det samme gjelder når personalet bare er daglig leder som også er eier (deltaker eller aksjonær), med ektefelle eller samboer og barn under 16 år.
• Virksomheten driver i hovedsak med noe annet. Som hovedregel gjelder dette når minst 75 prosent av omsetningen kommer fra virksomhet uten krav om personalliste, for eksempel et hotell der serveringen er en liten del av omsetningen.
• Servering drevet av lag og foreninger der formålet bare er å skaffe inntekter til laget, for eksempel en idrettskiosk.

Unntaket for familiedrift faller bort så snart én annen person jobber der, selv om det bare er ekstrahjelp i helgene. Da skal alle stå i listen, også eieren, og det gjelder alle dagene virksomheten har åpent.

Hvem skal stå i personallisten?

Utgangspunktet er at alle som arbeider i virksomheten skal registreres, også ulønnet og innleid personale. Skatteetaten har presisert dette i prinsipputtalelsen Hvem skal registreres i personallisten?. Dette betyr blant annet:

• Eier og daglig leder skal føres opp når virksomheten har andre som jobber der.
• Familiemedlemmer skal føres opp når unntaket for familiedrift ikke gjelder.
• Innleide fra vikarbyrå eller lignende skal stå i listen.
• Frivillige og ulønnede, også ved midlertidig virksomhet som festivaler og marked.
• Alle yrkesgrupper i lokalet, for eksempel garderobepersonell, egne vakter og ansatte som vasker utenom åpningstid. Administrativt personale som jobber tett på driften, som i et verksteds kundemottak, skal også med.

Noen skal ikke stå i listen: næringsdrivende oppdragstakere som en elektriker eller en DJ, vektere fra et godkjent vaktselskap, ansatte i et eksternt renholdsfirma og ansatte som jobber rent administrativt, fysisk adskilt fra driften. Kortvarige, dokumenterte utplasseringer som arbeidsuke eller Operasjon Dagsverk kan også holdes utenfor.

Personalliste krav: hva hver registrering skal inneholde

Innholdet er det samme enten listen føres på papir eller elektronisk. Tabellen viser minimumskravene etter § 8-5-6.

Opplysning	Krav	Merknad
Virksomhetens navn	Skal stå i listen	Den bokføringspliktiges navn
Organisasjonsnummer	Skal stå i listen	Gjelder virksomheten, ikke den enkelte avdeling
Navn på den som arbeider	For hver person	Også eier, innleide og ulønnede
Fødselsnummer eller D-nummer	For hver person	Kan erstattes med unike koder hvis kodeoversikten oppbevares som en del av listen
Tidspunkt for start	Hver arbeidsdag	Føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet begynner
Tidspunkt for slutt	Hver arbeidsdag	Føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet slutter
Rettelser	Ved hver endring	Det skal gå fram hvem som rettet og når

I tillegg skal alle som er til stede og arbeider, kunne vise pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller du må ha en kopi av legitimasjonen på stedet. Førerkort og bankkort med bilde godtas.

Registrering når arbeidet starter og slutter

Forskriften sier at listen skal føres «i umiddelbar tilknytning» til at arbeidet påbegynnes og avsluttes. Det er ikke lov å fylle ut på forhånd eller i etterkant, for eksempel ved å føre hele uken på fredag. Jobber en person flere steder samme døgn, skal personen føres inn på hvert arbeidssted. Driver du flere lokasjoner, skal det være en liste på hver lokasjon.

Har virksomheten en arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10-3, kan den brukes i stedet for personalliste. Da må den oppdateres fortløpende og omfatte alle som jobber, også eieren. Ved sykdom og vaktbytter er det lett at en slik plan ikke stemmer med hvem som faktisk er på jobb.

Papir eller elektronisk personalliste?

Ingen av de tre bransjene har krav om elektronisk føring. Du kan velge mellom en innbundet bok med forhåndsnummererte sider, som du kan bestille gratis fra Skatteetaten, og en elektronisk løsning. Du kan også kombinere, for eksempel elektronisk registrering for de faste og bok for tilfeldig ekstrahjelp.

Boken skal føres med penn, linje for linje i kronologisk rekkefølge. Du kan ikke hoppe over sider eller lage egne sider per ansatt. Det skal være én bok per virksomhet og lokasjon, ikke én per avdeling eller person.

For en digital personalliste stiller Skatteetaten disse kravene i uttalelsen om føring og utskrift av personalliste:

• Systemet må være betryggende, slik at opplysningene ikke enkelt kan endres. Regneark og tekstbehandling der du kan rette eller slette direkte, godtas ikke.
• Løse stemplingskort er verken en godkjent elektronisk eller manuell løsning.
• Listen skal straks kunne skrives ut på papir. Ved kontroll godtas visning på skjerm, men da må listen kunne overføres elektronisk til kontrolløren, for eksempel på e-post eller minnepenn.
• Utskriften skal være en fullstendig liste i datoorden. Et system der du må søke opp én og én person, er ikke godt nok.
• Ekstra opplysninger er tillatt, så lenge start og slutt for arbeidsdagen kommer klart fram. Har du ansatte i virksomhet uten krav om personalliste, må de vises adskilt.

Endringer skal kunne spores

Det vil alltid skje at noen glemmer å stemple ut. Det er lov å rette, men det skal gå fram hvem som gjorde rettelsen og når. I en elektronisk løsning betyr det at den opprinnelige registreringen ikke skal forsvinne, og at endringen logges med bruker og tidspunkt.

Oppbevaring, kontroll og gebyr

Personallisten, og en eventuell kodeoversikt, skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsforskriften § 8-5-7. Dagens liste skal være på arbeidsstedet i åpningstiden. Eldre lister kan oppbevares sammen med resten av regnskapsmaterialet.

Ved kontroll sammenligner kontrolløren dem som faktisk er på jobb, med det som står i listen. Skatteetatens melding om krav til føring av personalliste sier at listen må kunne legges fram umiddelbart. Har dere en elektronisk løsning, bør flere på stedet kunne hente den fram, slik at kontrollen ikke stopper opp fordi den som pleier å gjøre det, er syk eller har fri.

Mangler kan gi overtredelsesgebyr etter skatteforvaltningsloven § 14-7. Gebyret blir høyere ved gjentatte brudd, og det kan komme et tillegg for hver person som ikke er registrert. Det er virksomheten som betaler, ikke den ansatte. Se Skatteetatens side om overtredelsesgebyr.

Kontrollklar sjekkliste for personallisten

1. Listen viser virksomhetens navn og organisasjonsnummer.
2. Alle som jobber i dag står i listen, også eier, innleide, ekstrahjelp og frivillige.
3. Hver person har navn og fødselsnummer, D-nummer eller kode, og kodeoversikten er tilgjengelig.
4. Start og slutt registreres når det skjer, ikke i etterkant.
5. Rettelser viser hvem som endret og når.
6. Minst to personer på stedet kan hente fram listen, og de vet hvordan.
7. Listen kan skrives ut, eller vises på skjerm og sendes til kontrolløren, som en samlet liste i datoorden.
8. Alle som jobber kan vise legitimasjon med bilde, eller det finnes kopi på stedet.
9. Eldre lister oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Elektronisk personalliste i Astrow

I Astrow bygger personallisten på stemplingene de ansatte allerede gjør i appen, i nettleseren eller på stemplingsur. Listen oppdateres når de stempler inn og ut, så den er oppdatert hele tiden.

• Egen bruker for kontroll: den som har ansvaret på stedet, henter fram listen med ett klikk. Kontrollbrukeren ser bare personallisten og ikke andre opplysninger i Astrow.
• Sporbare endringer: endrede stemplinger vises i listen, med en logg over hvem som gjorde endringen. Registreringene lagres med historikk.
• Klar for kontrolløren: listen viser virksomhetens navn og organisasjonsnummer og fødselsnummer eller D-nummer for hver person, og den kan skrives ut eller sendes elektronisk til kontrolløren.
• Bare det som kreves: listen inneholder minimumskravene og ikke unødvendig informasjon, slik at den er ryddig å vise fram.

Personallisten er en modul som bygger på Astrow timeregistrering, og de samme stemplingene brukes også til arbeidstid, overtid og lønnsgrunnlag. Vil du se hvordan listen hentes fram ved kontroll, kan du be om en demo.

Les også: Hva er et timeregistreringssystem?

Ofte stilte spørsmål