Hva er et timeregistreringssystem? Slik fungerer det, og dette bør det kunne

Et timeregistreringssystem er et digitalt verktøy som holder oversikt over når de ansatte jobber. De ansatte stempler inn og ut, og systemet gjør stemplinger og fravær om til arbeidstid, overtid og tillegg etter reglene i virksomheten. Lederen godkjenner, og de godkjente timene brukes som grunnlag for lønn. Et godt system for timeregistrering erstatter papirtimelister og regneark, og fanger opp feil mens perioden pågår i stedet for når lønnen skal kjøres.

Denne guiden forklarer hvordan et timeregistreringssystem fungerer i praksis, hva det bør kunne beregne, hvem som bruker det, og hva du bør sjekke før du velger løsning.

Hva gjør et timeregistreringssystem?

Kort sagt følger systemet arbeidstiden fra den første stemplingen til ferdig lønnsgrunnlag. Det skjer i fire steg:

1. Registrering: den ansatte stempler inn og ut, og registrerer fravær som ferie eller sykdom.
2. Beregning: systemet regner ut ordinær tid, overtid, fleksitid og tillegg ut fra arbeidsplanen og reglene som er lagt inn.
3. Kontroll: avvik som glemte stemplinger blir synlige, rettes og godkjennes av leder.
4. Lønn: når perioden er signert, går timer, tillegg og fravær videre til lønnssystemet.

Mange bruker også begrepene tid og fravær, timesystem eller digital timeliste om det samme. Forskjellen på en enkel digital timeliste og et fullt timeregistreringssystem er at systemet registrerer tiden når den skjer og beregner den etter reglene deres, i stedet for at noen fører inn timer i etterkant.

Hvorfor registrere arbeidstiden?

Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet, og at oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte (arbeidsmiljøloven § 10-7). Ifølge Arbeidstilsynet skal oversikten være skriftlig og oppdatert, og den gjelder uansett om den ansatte har timelønn, fastlønn eller akkordlønn. Den skal blant annet vise navn, dato, start- og sluttidspunkt for den daglige arbeidstiden og eventuell overtid.

Loven stiller ikke krav til om registreringen skal skje manuelt eller elektronisk. Timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer er alle tillatt, men arbeidsgiveren har ansvaret for at registreringen faktisk blir gjort. Det er her et timeregistreringssystem gjør jobben enklere: oversikten oppdateres hver gang noen stempler. Det finnes egne regler blant annet for ledende og særlig uavhengige stillinger, så sjekk Arbeidstilsynets veiledning og tariffavtalen deres for det som gjelder dere.

Slik registreres tiden: stemplingsur, app eller PC

Det viktigste kravet til registreringen er at den skjer i sanntid. Når den ansatte bare taster inn «7,5 timer» i etterkant, vet du ikke om vedkommende kom 07:00 eller 07:20. Da mister du både avvikene og oversikten over hvem som faktisk er på jobb. De fleste virksomheter ender med en kombinasjon av disse metodene:

Metode	Passer best for	Fordeler	Ulemper
Stemplingsur med kort eller brikke	Mange som stempler på samme sted, for eksempel ved inngangen til en produksjonshall, eller ansatte uten PC	Raskt, lett å huske på vei inn, gir reell tid	Krever en terminal på stedet
Mobil og app	Ansatte som er ute på oppdrag eller jobber hjemmefra	Stempling der arbeidet skjer, mulighet for å velge lokasjon	Lett å glemme når mobilen ligger i lomma, gir flere korrigeringer i etterkant
PC og nettleser	Ansatte som sitter ved en arbeidsstasjon	Ingen ekstra utstyr	Passer dårlig for dem som ikke starter dagen foran en skjerm

Poenget er at alle stemplinger havner på det samme timekortet, uansett hvor de kommer fra. Tenk også på feilkilder: når ansatte taster ansattnummer, kan et feil tall registrere feil person uten at noen oppdager det. Kort og brikker gir færre slike feil. Les mer om valg av terminal i oversikten over stemplingsur.

Hva et timeregistreringssystem bør beregne

Få virksomheter har bare ett sett med regler. Ofte jobber noen i produksjon med skift, noen i administrasjon med fleksitid, og noen er timelønnede. Systemet må håndtere alle gruppene like godt, ellers blir det manuelt etterarbeid før lønn.

Arbeidstid og avvik

Systemet skal kunne ta høyde for at du kommer litt før og går litt etter arbeidstiden, uten at det automatisk blir overtid. Samtidig skal det gi avvik når noen møter sent eller går tidlig, og vise avvikene raskt slik at lederen kan følge dem opp.

Tillegg for kveld, natt og helg

Ved skiftarbeid må riktige tillegg komme inn automatisk etter avtalen og tariffen. Det må også være rom for fleksibilitet, for eksempel at ansatte bytter skift seg imellom. Et godt system tillater dette, men gir deg samtidig data på hvor ofte og når det skjer. Tillegg som ikke kan forutses, som matpenger eller særskilte oppdrag, bør den ansatte kunne registrere ved stempling, og dere bestemmer selv om de skal godkjennes eller komme inn automatisk.

Overtid og fleksitid holdt hver for seg

Ligger all ekstra tid i samme pott, blir det vanskelig å se i ettertid hva som var overtid bedriften ba om, og hva som var fleksitid den ansatte valgte selv. Det skaper problemer når noen slutter eller vil ha tid utbetalt. Velg et system der overtid og fleksitid registreres hver for seg. Avklar også reglene for fleksitid: kjernetid, perioder der pluss tid ikke kan opparbeides, og et tak på hvor mye pluss tid man kan samle per periode, slik at ordningen blir lik for alle.

Fravær, ferie og særskilte grupper

Ferie, permisjon, sykefravær og omsorgsdager bør registreres i samme system som timene, slik at lønn får alt for perioden samlet. Innleide, vikarer og timelønnede har ofte andre vilkår og tilganger, og det skal være enkelt å skille dem ut. Også ansatte uten tidsberegning bør være med i systemet, fordi de har fravær og fordi de skal med på listen ved en evakuering.

Ansatt, leder og lønn: hvem bruker systemet?

Et vanlig valg er om lønnsansvarlig eller daglig leder skal ta seg av alt, eller om flere skal bruke systemet. Erfaringen er tydelig: når både ledere og ansatte er med, blir dataene mer korrekte, de kommer inn til riktig tid, og de ansatte er mer fornøyde.

• Ansattportal: den ansatte ser timekortet sitt, fleks- og feriesaldo, retter egne avvik og søker om fravær. Ansatte som bare stempler, ser ofte systemet som et onde. De som selv ser hva de får betalt for, følger opp avvikene sine.
• Lederportal: lederen ser hvem som er på jobb, godkjenner fravær og overtid og får beskjed om avvik. Faste oppgaver bør komme som varsler, og godkjenning av flere saker samtidig bør være mulig, slik at lederrollen ikke tar mer tid enn nødvendig.
• Lønnsansvarlig: får et kontrollert grunnlag når perioden er godkjent og låst, og slipper å punsje timer.

Ta med ledere og noen ansatte tidlig i prosessen. De vet hvilke avvik og varsler de faktisk trenger i hverdagen.

Overføring til lønn

For de fleste er riktig lønn selve grunnen til å innføre timeregistrering. Overføringen skjer vanligvis på en av tre måter: en direkte integrasjon mot lønns- eller HR-systemet, en eksportfil som importeres i lønnssystemet, eller et API for egne løsninger. Hvilken som passer, avhenger av lønnssystemet dere bruker. Det viktigste er at reglene og beregningene er riktige før overføringen, for det er de som avgjør om lønnsgrunnlaget stemmer.

Tilstedeværelse, evakuering og personalliste

Når alle stempler, vet systemet også hvem som er i bygget. Det kan brukes til mer enn lønn:

• Tilstedeværelse: hvem som er inne, hvem som er borte, og hvem som ikke har stemplet.
• Evakuering: en oppdatert liste ved brannalarm og øvelser, gjerne med varsel til de ansatte slik at de kan melde seg som trygge.
• Personalliste: i noen bransjer krever Skatteetaten at det føres personalliste. Arbeidstilsynet presiserer at personallisten ikke erstatter registreringen av arbeidstid, så disse virksomhetene må ha begge deler.

Sjekkliste: slik velger du timeregistreringssystem

Mange leverandører tilbyr timeregistrering som en tilleggsmodul til HR, prosjekt eller lønn. Det kan fungere, men i en slik løsning er timeregistrering det sekundære, og det merkes ofte først når hverdagen kommer. Gå gjennom disse punktene før du signerer:

• Formål: skal systemet bare logge timer, eller også håndtere fravær, fleksitid, skift og tariffavtaler?
• Primær eller sekundær løsning: er timeregistrering leverandørens hovedområde, eller en tilleggsmodul?
• Sanntid: registreres tiden når den skjer, med stemplingsur, app og PC på samme timekort?
• Beregninger: klarer systemet tillegg, avvik og fleksiregler uten manuelt etterarbeid før lønn?
• Ekte skyløsning: kjører system, terminaler, app, support og oppgraderinger fra samme plattform, uten deler som må installeres lokalt? Betaler dere bare for det dere bruker?
• Norske forhold: kjenner leverandøren norske regler, og har de norsktalende support og konsulenter?
• Innføring: hvor raskt blir dere selvgående, og hva koster ekstra konsulenttid?
• Helhet: kan systemet erstatte andre verktøy dere betaler for i dag, som besøksregistrering eller evakueringslister?

Se ikke bare på prisen. Et billig system som krever timer med retting hver måned, blir dyrt over tid.

Slik løser Astrow timeregistrering

Astrow er et timeregistreringssystem fra Amano som samler arbeidstid, fravær, godkjenning og lønnsgrunnlag i én arbeidsflyt. Time Recorder er leverandør i Norge og setter opp Astrow etter arbeidstidsordningene og avtalene deres. De ansatte stempler med app, PC eller stemplingsur, og stemplingene havner på samme timekort. Ansatte og ledere har hver sin portal på PC og mobil, og godkjente timer, tillegg og fravær går til lønnssystemet som eksportfil, gjennom en integrasjon eller via REST API.

Astrow Cloud leveres som skytjeneste der dere betaler per måned for aktive ansatte og modulene dere bruker. Les mer om Astrow timeregistrering, se alle moduler eller integrasjoner mot lønnssystemer. Vil dere se hvordan det fungerer med deres egne arbeidstidsordninger, kan dere bestille en demo.

Les også: Overtid: regler, grenser og beregning, Fleksitid og timebank og Elektronisk personalliste: krav og bransjer

Ofte stilte spørsmål