Timeregistrering med app: slik fungerer stempling på mobilen

En timeregistrering app lar de ansatte stemple inn og ut på mobilen, der arbeidet faktisk skjer. I tillegg ser den ansatte timekortet sitt og saldoene for fleks og ferie, søker om fravær og retter egne avvik, mens lederen godkjenner fra sin egen mobil. Mobilstempling passer best for ansatte som er ute på oppdrag, jobber på flere lokasjoner eller har hjemmekontor. Bruker dere posisjon eller GPS ved stempling, gjelder reglene for kontrolltiltak i arbeidsmiljøloven og personvernregelverket, og de ansatte skal ha god informasjon om hva som registreres og hvorfor.

Denne guiden går gjennom hva appen bør kunne, når mobilen er riktig stemplingsmetode og når et stemplingsur er bedre, hva du må tenke på rundt lokasjon og personvern, og hva du bør sjekke før du velger løsning.

Hva gjør en timeregistrering app?

En god app for timeføring er mer enn en stemplingsknapp. Den er den ansattes vindu inn i timesystemet, og ofte det eneste stedet den ansatte møter systemet i hverdagen. Dette bør den dekke:

• Stemple inn og ut: stemplingen registreres i sanntid og havner på det samme timekortet som stemplinger fra PC eller stemplingsur.
• Se timekort og saldoer: den ansatte ser hva som er registrert hver dag, og hvordan fleks- og feriesaldoen står.
• Søke fravær: ferie, permisjon og annet fravær sendes til lederen, og den ansatte ser status på søknaden.
• Rette avvik: en glemt utstempling eller en åpen dag blir synlig, og den ansatte retter selv og sender til godkjenning.
• Registrere tillegg: for eksempel matpenger eller særskilte oppdrag, rett ved stemplingen.
• Godkjenne som leder: lederen behandler fravær, overtid og rettede stemplinger fra mobilen, uten å vente til de er tilbake ved PC-en.

Det viktigste er at appen er en del av timesystemet og ikke en løs kobling ved siden av. Da gjelder de samme reglene for overtid, fleksitid og tillegg uansett hvor stemplingen kommer fra, og lønn får ett samlet grunnlag. Les mer om hva et fullt timeregistreringssystem bør beregne.

Timeregistrering app eller stemplingsur: hva passer hos dere?

Mobilstempling kan godt være stemplingsmetoden for alle ansatte. Men erfaringen er at den fungerer best for dem som har et reelt behov for å registrere tid utenfor arbeidsplassen. Der mange møter på samme sted, er et stemplingsur ved inngangen ofte det sikreste valget. De fleste virksomheter ender med en kombinasjon.

Situasjon	Mobil og app	Stemplingsur
Ute på oppdrag hos kunder, på byggeplass eller i bil	Passer godt, stemplingen skjer der arbeidet starter	Passer dårlig, ingen terminal der de ansatte er
Flere lokasjoner	Passer godt, den ansatte kan velge lokasjon ved stempling	Krever en terminal på hver lokasjon
Hjemmekontor	Passer godt, sammen med PC	Ikke aktuelt
Mange som møter samtidig, for eksempel i produksjon	Gir lett glemte stemplinger og kø ved retting	Passer godt, raskt og lett å huske på vei inn
Ansatte uten PC eller jobbtelefon	Krever at de bruker egen mobil	Passer godt med kort eller brikke

Se også oversikten over stemplingsur hvis dere vurderer en terminal for dem som møter på ett fast sted.

Fallgruvene med mobilstempling

Den vanligste utfordringen er enkel: mobilen ligger i lomma eller i bilen når den ansatte kommer på jobb. Folk glemmer å stemple, eller de blir avbrutt før de rekker det. Resultatet er mange avvik og korrigeringer i etterkant, både for den ansatte og for lederen. Det tar tid og kan skape misnøye, særlig hvis rettingen samler seg opp til slutten av perioden.

Noen grep som hjelper:

• Gi mobilstempling til dem som trenger det, og bruk stemplingsur der de fleste møter.
• Slå på varsler om avvik, slik at en glemt stempling rettes samme dag og ikke ved lønnskjøring.
• La den ansatte signere timene ofte, for eksempel ukentlig, så feil blir oppdaget mens de er ferske.
• Følg med på hvor mange rettinger hver avdeling har. Mange rettinger er et tegn på at stemplingsmetoden ikke passer arbeidsdagen.

Husk også at registreringen skal skje når tiden faktisk brukes. Arbeidsmiljøloven krever en oppdatert oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet (Arbeidstilsynet om registrering av arbeidstid). En app som lar alle føre timene i ettertid, gir ikke den oversikten.

GPS stempling og personvern: dette må du vite

Det er ikke noe nytt at arbeidsgiver vil vite når de ansatte kommer og går. Datatilsynet skriver at arbeidsgiver kan kreve at de ansatte registrerer seg når de kommer på jobb og når de går. Når appen i tillegg registrerer hvor den ansatte er, blir det et spørsmål om personvern og kontrolltiltak.

Posisjon er et kontrolltiltak

Arbeidstilsynet nevner posisjonsbestemmelse og sporing gjennom mobiltelefon eller GPS som eksempel på kontrolltiltak. Slike tiltak reguleres i arbeidsmiljøloven kapittel 9. Kort fortalt:

• Arbeidsgiver må ha saklig grunn, og tiltaket må være egnet til å oppnå formålet.
• Dere skal velge det tiltaket som er minst belastende for de ansatte, og det skal ikke være en uforholdsmessig ulempe for dem.
• Tiltaket skal drøftes med de ansatte eller tillitsvalgte før det utformes og settes i verk, og drøftingen skal skje tidlig.
• Før oppstart skal de ansatte få informasjon om formålet, de praktiske konsekvensene og hvor lenge tiltaket trolig skal vare.
• Tiltaket skal evalueres jevnlig, og det skal fjernes hvis behovet faller bort.

Formål, nødvendighet og informasjon

Ifølge Datatilsynet avhenger adgangen til å behandle lokasjonsdata av formålet og hvilke interesser arbeidsgiveren har. Effektiv fordeling av oppdrag og de ansattes sikkerhet kan være legitime interesser, men behandlingen må uansett være nødvendig og proporsjonal.

I veiledningen om sporing av yrkesbiler peker Datatilsynet på prinsipper som også er nyttige for mobilstempling. Formålet skal være spesifisert og uttrykkelig angitt, og opplysningene kan ikke brukes til nye formål som ikke er forenlige med det opprinnelige. Er posisjonen registrert for å dokumentere hvor en stempling skjedde, bør den ikke senere brukes til å vurdere jobbprestasjoner. Arbeidsgiver skal også velge personvernvennlige løsninger, og i noen tilfeller må det gjøres en vurdering av personvernkonsekvenser før systemet tas i bruk.

I praksis er det stor forskjell på å logge posisjonen i det øyeblikket den ansatte stempler, og å følge den ansatte gjennom hele dagen. Avklar hva systemet faktisk registrerer, hvem som kan se det og hvor lenge det lagres. Skriv det ned, og gi de ansatte den samme forklaringen. Hvordan regelverket slår ut hos dere, må vurderes konkret. Ta kontakt med Arbeidstilsynet eller Datatilsynet ved tvil.

Sjekkliste: slik velger du timeregistrering app

• Del av systemet: er appen en del av timesystemet, med samme regler og samme timekort som stemplingsur og PC?
• Selvbetjening: kan den ansatte se timekort og saldoer, søke fravær, rette avvik og signere timene i appen?
• Leder på farten: kan lederen godkjenne fravær, overtid og rettinger fra mobilen?
• Lokasjon etter behov: kan dere selv velge om posisjon skal brukes, og for hvilke ansatte? Er det tydelig hva som registreres?
• Avvik og varsler: får både ansatt og leder beskjed om glemte stemplinger mens perioden pågår?
• Kombinasjon: kan dere bruke app for noen og stemplingsur for andre, uten to ulike systemer?
• Språk og brukervennlighet: kan ansatte som ikke har norsk som førstespråk, bruke appen på sitt eget språk?
• Videre til lønn: går godkjente timer, tillegg og fravær rett til lønnssystemet?

Slik fungerer mobilstempling i Astrow

I Astrow stempler de ansatte inn og ut med appen, i nettleseren eller på stemplingsur, og alle stemplingene havner på det samme timekortet. I appen kan den ansatte velge lokasjon for stemplingen. Ansattportalen har de samme funksjonene i appen og på PC: timekort, fleks- og feriesaldo, fraværssøknader, Mine avvik, stemplingstillegg og signering av timene. Portalen støtter 13 språk, og hver ansatt velger språk selv.

Når den ansatte har gitt appen tilgang til posisjon, logges GPS-posisjonen sammen med stemplingen. Innstillingen «Tvungen GPS mobilstempling» krever bare at posisjonen er tilgjengelig når den ansatte stempler. Posisjonen registreres bare i stemplingsøyeblikket, og den ansatte spores ikke utover det. I lederportalen godkjenner lederen fravær, overtid, vaktbytter og stemplingstillegg fra mobilen eller PC, og godkjente timer går videre til lønn.

Vil dere se hvordan appen kan settes opp for deres ansatte, og hvordan den fungerer sammen med stemplingsur, kan dere bestille en demo.

Les også: Stemplingsur for bedrifter, Hva er et timeregistreringssystem? og Overtid: regler, grenser og beregning

Ofte stilte spørsmål