Besøksregistrering må være aktivert på lisensen deres.
Hva besøksregistrering er
Med besøksregistrering registrerer besøkende seg inn og ut når de kommer og går. Det kan skje på tre måter:
- på et stemplingsur som er satt opp for besøk
- med en QR-kode som den besøkende skanner med sin egen telefon
- manuelt i Astrow, for eksempel av resepsjonen
Alle registreringene samles i listen over gjester. Har dere også PIP, vises besøkende der og ved opprop.
Sett opp et stemplingsur for besøk
Åpne stemplingsuret
Velg Kommunikasjon og deretter Terminaler. Marker stemplingsuret og trykk Rediger.
Velg besøksoppsettet
Sett konfigurasjonen til Visitor og velg språk. Skal besøkslapper skrives ut, kobler du etikettskriveren til under «Serie utskrift». Kontroller at stemplingsuret er krysset av som aktivt, og trykk Lagre.
Stemplingsuret viser nå bare knappene for besøk inn og besøk ut.
For å skrive ut besøkslapper trenger dere en Brother-skriver som støttes av Astrow.
Sett opp QR-koden
QR-koden passer når dere ikke vil bruke et eget stemplingsur, eller har flere innganger.
Åpne besøkskonfigurasjonen
Velg Kommunikasjon og deretter Terminalkonfigurasjon. Marker konfigurasjonen Visitor og trykk Rediger.
Last ned koden
På fanen Generelt velger du standardspråk og eventuelt en tekst som skal stå over koden. Last ned QR-koden, skriv den ut og heng den opp ved inngangen.
Bestem hva besøkende skal fylle ut
I den samme konfigurasjonen bestemmer dere på fanen for besøkende blant annet:
- hvilke felt som skal være med, hvilke som må fylles ut, og i hvilken rekkefølge
- om besøkende må godta sikkerhetsvilkår før de sjekker inn, og teksten de skal godta
- velkomstmelding og kart over bygningen
- om besøkslappen skal skrives ut ved innsjekk
Skal firmalogoen stå øverst på besøkslappen, slår du på «Skriv ut etikett topp». Logoen hentes fra «Firmalogo - Etikettskriver» under Innstillinger, System og System konfig. Det er en egen logo, adskilt fra logoen i rapportene.
SMS til besøkende og kontaktpersoner krever en egen SMS-tjeneste fra Time Recorder.
På fanen Terminaler velger du hvilke stemplingsur konfigurasjonen skal gjelde for.
Registrer besøkende manuelt
Start innsjekken
Velg Besøkende og deretter «Gjest - Sjekk inn». Skriv navn og e-post. Med Ekstra gjest legger du til flere fra samme firma. Trykk Neste.
Velg hvem som får besøk
Skriv de tre første bokstavene i navnet til den ansatte, velg den ansatte og trykk Neste.
Hvilke ansatte som kan velges, styres av ansattgruppene. Kryss av for Vis ved besøkregistrering inn-sjekk på fanen Generelt i ansattgruppen, og la gruppen være hovedteam for kontaktpersonene.
Firma og årsak
Skriv firmanavnet, eller at den besøkende ikke kommer fra et firma. Skriv årsaken til besøket. Skal besøket registreres på forhånd, bruker du «Bruk dato og tid» og velger dato og klokkeslett.
Det er nyttig når mange kommer samtidig, for eksempel en delegasjon, fordi alle kan registreres på én gang.
Se og rette listen over gjester
Velg Besøkende og deretter «Liste over gjester». Her ser du alle besøkende. Marker en registrering og trykk Rediger for å rette den, eller sjekk ut en gjest som har glemt det. Trykk Lagre når du er ferdig.
Automatisk utsjekk og sletting
Under Innstillinger, System og kategorien Besøkende bestemmer dere blant annet om besøkende som ikke har sjekket ut, skal sjekkes ut automatisk, og når gamle gjesteregistreringer skal slettes.