Utgiftsrefusjon er en egen funksjon i Astrow som må være aktivert på lisensen deres.
Hva utgiftsrefusjon er
Med utgiftsrefusjon søker du om å få dekket utgifter du har lagt ut selv i forbindelse med jobben. Søknaden går til godkjenning på samme måte som andre forespørsler i Astrow.
Hvilke typer utgifter du kan søke om, er satt opp hos dere.
Søk om utgiftsrefusjon
Åpne søknaden
Velg Handlinger og deretter «Utgiftspost refusjon forespørsel».
Velg dagene
Velg dagen eller dagene utgiften gjelder, i kalenderen.
Fyll inn utgiften
Velg typen utgift og fyll inn feltene, for eksempel antall per dag. Astrow regner ut summen mens du fyller inn. Skriv gjerne en kommentar.
Legg ved kvitteringen
Legg ved kvitteringen eller annen dokumentasjon som fil, og send søknaden.
Søknaden går nå til godkjenning. I kalenderen ser du også søknadene du har sendt tidligere.
I appen
Har dere utgiftsrefusjon i appen, velger du utgiftsrefusjon i menyen, velger dagen og trykker Registrer. Fyll inn utgiften, ta bilde av kvitteringen og lagre. Du kan legge ved flere bilder.
Fargen på dagen viser hvor langt søknaden har kommet:
- gul: sendt, ikke behandlet
- blå: godkjent på minst ett nivå
- grønn: godkjent på alle nivåer
På fanen for historikk ser du alle søknadene dine. Søknader som ikke er behandlet, kan du slette der.
Godkjenn eller avvis som leder
Åpne søknadene
Velg Handlinger og Behandle forespørsler, og gå til fanen «Utgiftsrefusjon data».
Behandle søknaden
Marker søknaden, se over utgiften og vedlegget, og trykk Godkjenn eller Avvis.
Har dere flere godkjenningsnivåer, går søknaden videre til neste nivå, for eksempel fra nærmeste leder til HR eller økonomi. Den ansatte får varsel når søknaden er godkjent.
Oppsettet bak
Typene utgifter ligger under Konfigurasjon og Utgiftsrefusjon. Hver type har blant annet navn, kode og et autorisasjonsskjema som bestemmer hvem som godkjenner. Koden vises i rapportene.
For at en ansatt skal kunne søke, må den ansatte være i en ansattgruppe som brukes til utgiftsrefusjon, og lederen som godkjenner, må ha gruppen.