Overtid: regler, grenser og hvordan du beregner overtidstillegg

Overtid er arbeid utover lovens grenser for alminnelig arbeidstid, som hovedregel 9 timer i løpet av 24 timer eller 40 timer i løpet av 7 dager. Overtid er bare lov når det er et særlig og tidsavgrenset behov, og uten egen avtale kan arbeidsgiver pålegge inntil 10 timer på 7 dager, 25 timer på 4 sammenhengende uker og 200 timer på 52 uker. For hver overtidstime skal det betales et overtidstillegg på minst 40 prosent av timelønnen. Under ser du reglene for overtid, hvordan du gjør en overtid beregning, og hvordan overtid skiller seg fra merarbeid og fleksitid.

Hva er overtid?

Arbeidsmiljøloven skiller mellom avtalt arbeidstid og alminnelig arbeidstid. Avtalt arbeidstid er det som står i arbeidsavtalen, for eksempel 37,5 timer i uken. Alminnelig arbeidstid er lovens øvre grense for en normal arbeidsdag og arbeidsuke. Etter arbeidsmiljøloven § 10-4 må den ikke overstige 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av 7 dager.

Det som går utover lovens grense, regnes som overtid (§ 10-6 andre ledd). For noen grupper er grensen lavere. Døgnkontinuerlig skiftarbeid, arbeid minst hver tredje søndag og arbeid som hovedsakelig skjer om natten har en grense på 38 timer i uken, mens helkontinuerlig skiftarbeid og arbeid under jord har 36 timer. Har dere avtalt gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, gjelder egne grenser for når overtiden begynner.

Overtid, merarbeid og fleksitid: hva er forskjellen?

De tre begrepene blandes ofte, men de gir ulike rettigheter og bør registreres hver for seg.

• Merarbeid er arbeid utover avtalt arbeidstid, men innenfor lovens grenser. Arbeidstilsynet bruker dette eksempelet: En ansatt med avtalt arbeidsdag på 7 timer og 45 minutter jobber 8 timer og 30 minutter. De 45 ekstra minuttene er merarbeid. Overtid blir det først når dagen passerer 9 timer. Merarbeid gjelder både heltidsansatte med kortere avtalt arbeidstid enn loven og deltidsansatte.
• Overtid er arbeid utover lovens grenser og gir rett på overtidstillegg på minst 40 prosent.
• Fleksitid er en ordning der den ansatte selv velger når arbeidsdagen legges innenfor visse rammer, og kan opparbeide plusstid som avspaseres senere. Plusstiden er den ansattes eget valg, ikke pålagt arbeid.

Merarbeid gir ikke overtidstillegg etter loven, men mange har likevel krav på det gjennom arbeidsavtalen eller tariffavtalen. Merk også at vilkårene for overtid gjelder for merarbeid: Arbeid utover avtalt arbeidstid krever et særlig og tidsavgrenset behov (§ 10-6 første ledd). Deltidsansatte som jevnlig har jobbet mer enn avtalt de siste 12 månedene, kan ha rett til stilling som tilsvarer faktisk arbeidstid, etter § 14-4 a.

I praksis er det viktigste å skille pålagt overtid fra fleksitid. Ligger alle ekstra timer i én felles pott, blir det vanskelig å se i ettertid hva som var overtid bedriften ba om, og hva som var fleksitid den ansatte valgte selv. Det skaper usikkerhet når noen ber om utbetaling, ekstra fri eller slutter. Arbeidstilsynet presiserer dessuten at bare overtid etter § 10-6 skal registreres som overtid, selv om tariffavtalen gir overtidsbetaling for merarbeid.

Når er overtid lov?

Overtid skal ikke være en fast ordning. Loven krever et særlig og tidsavgrenset behov. Arbeidstilsynet nevner som eksempler underbemanning på grunn av fravær som kan forstyrre driften, fare for at anlegg, maskiner, råstoff eller produkter tar skade, uventet arbeidspress og sesongtopper eller mangel på folk med spesiell kompetanse. Er behovet varig, må arbeidsgiver løse det på andre måter, for eksempel med flere ansatte eller en annen arbeidstidsordning.

Før overtid settes i gang, skal arbeidsgiver om mulig drøfte behovet med de tillitsvalgte.

Hvor mye overtid er lov?

Reglene for overtid i arbeidsmiljøloven setter tre grenser som gjelder samtidig. Grensene kan utvides ved avtale med tillitsvalgte i virksomheter med tariffavtale, eller etter søknad til Arbeidstilsynet.

Ramme	Per 7 dager	Per 4 sammenhengende uker	Per 52 uker
Lovens hovedregel (§ 10-6 fjerde ledd)	10 timer	25 timer	200 timer
Skriftlig avtale med tillitsvalgte i tariffbundet virksomhet (§ 10-6 femte ledd)	20 timer	50 timer	300 timer
Tillatelse fra Arbeidstilsynet i særlige tilfeller (§ 10-6 sjette ledd)	25 timer	Ikke egen grense (200 timer per 26 uker)	Aldri over 400 timer

I tillegg gjelder en grense for samlet arbeidstid, altså ordinær tid og overtid til sammen: maks 13 timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av 7 dager. Grensen på 48 timer kan regnes som et snitt over 8 uker, men samlet arbeidstid kan aldri overstige 69 timer i en enkelt uke. Tariffbundne virksomheter kan avtale opptil 16 timer i døgnet, med kompenserende hvile.

Overtid utover hovedregelen på 10, 25 og 200 timer kan bare pålegges ansatte som i hvert enkelt tilfelle har sagt seg villige. Merk også hvordan periodene regnes: 7 dager og 52 uker er faste perioder, mens 4 uker er løpende. Arbeidsgiver må derfor hver uke vite hvor mye overtid den ansatte har hatt de tre foregående ukene. Les mer hos Arbeidstilsynet.

Overtidstillegg: minst 40 prosent

Etter § 10-6 ellevte ledd skal det betales et tillegg til den lønnen den ansatte har for tilsvarende arbeid i ordinær arbeidstid, og tillegget skal være minst 40 prosent. Det er ikke lov å avtale et lavere tillegg. Mange tariffavtaler gir et høyere tillegg, og noen gir overtidsbetaling allerede fra avtalt arbeidstid i stedet for fra lovens 40 timer. Sjekk alltid hva som gjelder hos dere.

Det er mulig å avtale et fast tillegg i lønnen som skal dekke overtid. Da må det gå klart fram hva som er vanlig lønn og hva som er overtidsbetaling, og det avtalte må minst dekke det loven krever. Arbeidsavtalen skal opplyse om betaling for overtid.

Overtid beregning: et eksempel

Eksempelet under viser lovens minimum. Tallene er tenkte, og en tariffavtale kan gi høyere sats.

1. Timelønn: 250 kr. Overtid denne uken: 3 timer. Tillegg: 40 prosent.
2. Overtidstillegg per time: 250 kr × 0,40 = 100 kr.
3. Timesats for overtid: 250 kr + 100 kr = 350 kr.
4. Samlet for de 3 timene: 3 × 350 kr = 1 050 kr, hvorav 300 kr er overtidstillegg.

Med 50 prosent tillegg etter en tariffavtale blir satsen 375 kr og summen 1 125 kr. For fastlønnede må timelønnen først regnes ut fra månedslønnen. Hvordan det gjøres, står ofte i tariffavtalen eller arbeidsavtalen.

Avspasering av overtid

Arbeidsgiver og ansatt kan skriftlig avtale at overtidstimene helt eller delvis tas ut som fri på et avtalt tidspunkt (§ 10-6 tolvte ledd). Arbeidstilsynet presiserer at den ansatte uansett skal få utbetalt overtidstillegget på minst 40 prosent. I eksempelet over betyr det at 3 timer kan avspaseres time for time, mens tillegget på 300 kr utbetales.

Rett til fritak og unntak fra reglene

En ansatt har rett til å slippe arbeid utover avtalt arbeidstid ved å be om det av helsemessige eller vektige sosiale grunner, for eksempel pass av små barn (§ 10-6 tiende ledd). Ellers skal arbeidsgiver også frita den som ber om det, når arbeidet kan utsettes eller gjøres av andre uten skade. Ved uenighet kan saken bringes inn for Tvisteløsningsnemnda.

Reglene om arbeidstid og overtid gjelder ikke for ansatte i ledende stilling eller særlig uavhengig stilling (§ 10-12). Unntaket er snevert, og det er ikke nok at stillingen har en ledertittel eller høy lønn. Arbeidstilsynet har en egen side om hva som kjennetegner slike stillinger. Arbeidsgiver må uansett kunne vise at arbeidstiden er forsvarlig.

Arbeidsgiver må ha oversikt over arbeidstiden

Etter § 10-7 skal det finnes en oversikt som viser hvor mye hver ansatt har arbeidet, og den skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Arbeidstilsynet sier at den også skal være tilgjengelig for den ansatte selv. Oversikten skal etter Arbeidstilsynets veiledning vise navn, dato, start og slutt på den daglige arbeidstiden og start og slutt på eventuell overtid. Det gjelder uansett om den ansatte har timelønn, fastlønn eller akkord.

Det er ingen krav til hvordan registreringen gjøres. Timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer er alle godkjent. Men fordi fireukersgrensen er løpende, er det krevende å holde kontroll med overtiden for hånd når mange ansatte har varierende arbeidstid. En arbeidsplan eller vaktliste er heller ikke nok, siden den viser planlagt tid og ikke faktisk tid.

Noen enkle rutiner gjør jobben lettere:

• Avklar på forhånd hvem som kan pålegge og godkjenne overtid.
• Registrer overtid for seg, adskilt fra merarbeid og fleksitid.
• Følg med på alle tre grensene: uke, løpende fire uker og år.
• Ha skriftlig avtale når overtid skal avspaseres, og betal tillegget uansett.

Slik håndterer Astrow overtid

I Astrow legges reglene for fleksitid, overtid og timebank inn når dere starter, og overtid og tillegg beregnes når de ansatte stempler. På timekortet står ordinær tid, overtid og fravær hver for seg. I lederportalen godkjenner eller avviser lederen overtid sammen med fravær og vaktbytter, også fra mobilen, og signerer perioden før lønn.

Varslingssenteret kan gi beskjed når arbeidstid eller overtid nærmer seg grensene dere har lagt inn, for eksempel grensene i arbeidsmiljøloven. Når perioden er godkjent og låst, går timer, overtid og tillegg videre til lønnssystemet. Astrow gir oversikt og varsler, men det er arbeidsgiver som har ansvaret for at reglene følges. Vil du se hvordan det fungerer med deres avtaler, kan du bestille en demo.

Les også: Fleksitid og timebank og Hva er et timeregistreringssystem?

Ofte stilte spørsmål