Slik velger du riktig timesystem – Unngå fellene og finn en løsning som faktisk fungerer

Å velge et nytt system for tid- og fraværsregistrering er en viktig investering for bedriften. Likevel ser vi ofte at bedrifter ender opp med løsninger som ikke holder det de lover. Mange leverandører tilbyr timeregistrering som en «sekundærløsning» – altså en tilleggsmodul til et annet system. Resultatet? Kunden føler seg ofte lurt når de oppdager at systemet ikke håndterer de faktiske behovene i hverdagen.

Her er det du bør vurdere før du tar den endelige beslutningen.

1. Hva er det egentlige formålet?

Før du ser på funksjoner, må du definere behovet. Skal systemet kun logge timer, eller skal det håndtere komplekse beregninger av:

• Fravær og ferie?
• Fleksitid (pluss- og minustid)?
• Spesifikke bransjekrav og tariffavtaler?

2. Velg en spesialist, ikke en «side-modul»

I jungelen av leverandører er det mange som «misbruker» ordet timeregistrering. De har det kanskje som en del av sin løsning, men det er sjelden deres primære fokus.

Vårt råd er klart: Velg et system som har timeregistrering som sin kjernevirksomhet. Ingen kan være 100 % best på alt samtidig. En dedikert løsning vil håndtere detaljene og reglene som kreves for din stillingsinstruks og bedrift, slik at du slipper manuelt etterarbeid når timene skal til lønn.

3. Er det en ekte skyløsning (SaaS)?

I dag foregår det meste på web, men det er store forskjeller på kvaliteten. En ekte skyløsning (Software as a Service) betyr at:

• Alt er på ett sted: System, mobil-app, terminaler og support opererer fra samme plattform.
• Ingen skjulte installasjoner: Du slipper at deler av systemet må ligge lokalt hos kunden.
• Betal for bruk: Du betaler kun for de modulene og det antallet brukere du faktisk har behov for.

4. Pass deg for «salgsfeller»

Vi ser dessverre ofte at ivrige selgere lover mer enn systemet kan holde for å sikre en signatur. Når hverdagen kommer, viser det seg at tilpasningene dere trenger mangler. For å unngå dette bør du stille krav til at systemet kan håndtere:

• Automatiske tillegg og avvikshåndtering.
• Regler for fleksitid som faktisk stemmer med deres reglement.
• Sømløse oppdateringer som ikke krever dyre konsulenttimer.

5. Lokal trygghet og ekspertise

Det er en stor fordel å velge en leverandør som kjenner norske regler og lovverk. Spør deg selv:

• Har leverandøren norsktalende support og konsulenter?
• Er de økonomisk solide nok til å være her for deg i fremtiden?
• Kan de hjelpe oss å bli selvgående raskt, uten måneder med implementering?

---

Oppsummering: Sjekklisten før du velger

Før du signerer, bør du ha svar på følgende:

• Trenger vi et rendyrket fravær- og timesystem?
• Er funksjonaliteten viktigere enn kun den laveste prisen?
• Kan dette systemet erstatte andre dyre programmer vi bruker i dag?
• Er løsningen 100 % funksjonell i skyen for alle moduler?

Ønsker du en partner som kan svare «ja» på disse punktene? Hos Time Recorder er timeregistrering vår primære leveranse. Vi hjelper deg å navigere i jungelen slik at du får en løsning som faktisk forenkler arbeidshverdagen.