Moduler -> så skal man kunne velge i hvilken grad man ønsker at de ansatte/ledere skal ta del i systemet. Det skal også gi besparelser og effektivitet i det daglige, og ikke bare fordi det høres bra ut. Her må man alltid se for seg kost/nytte forhold.
Er det for eksempel lurt at lønnansvarlig eller daglig leder tar seg av all håndtering av systemet, eller bør man få flere til å være delaktige.
Vi ser, og vet 100% sikkert, at det å inkludere ledere og også ansatte ikke bare gir større tilfredshet hos de ansatte, men også mer bruk av systemet og mer korrekt data til riktig tid.
Leder-portal -> Ledere som skal benytte seg av systemet må få tilrettelagt et system som tar høyde for at de har «vanlige» oppgaver i hverdagen. Men det skal også ta høyde for at de har en lederstilling, og derfor må ta enkelte oppgaver opp mot de ansatte de har ansvaret for.
For at leder skal få «minst» mulig ekstra å gjøre må systemet også ha gode portaler til å gjennomføre oppgavene de skal gjøre. Faste oppgaver bør dessuten gis leder automatisk, og ofte som varsling – via eget kontrollpanel og/eller sin lederportal på mobil/PC. Automatisering av noe som må følges opp og skal behandles er noe som alle ansatte setter pris på. I en hektisk hverdag vil det være gunstig at leder med en gang ser hva de må foreta seg, i ett og samme skjermbilde. Selve handlingen bør også være begrenset med tidsbruk, samt at multi-handlinger alltid bør være tilgjengelig.
Varslinger er et nødvendig. Det kan være varslinger på arbeidet timer og overtid (AML), varsling på bruk av egenmeldinger, varsling på GDPR og persondataregler, sykdom eller så enkelt som at man ønsker å følge noe opp tett, som timer på vikarer/innleide eller for lite arbeidet (møtt sent/gått tidlig). Uansett hva leder/avdeling bør ha fokus på, eller ønske seg, bør dette tas med i vurderingen. For å få med ledere i oppstarten av ny løsning er veldig viktig.
Modulene som bør følge med timeløsningen skal hjelpe til å effektivisere den daglige avviksføringen av timefangst. Modulene må være tilgjengelig på flere plattformer og gi varslinger om oppgaver som leder og ansatte skalforholde seg til iht bedriftens behov.
Ansatt-portal -> I de senere år er det å inkludere de ansatte i sin timeportal noe som er ett selvfølge. Ansatte som kun forholder seg til stempling, ser også oftere på et slikt system som «ett onde». Det er også vanskeligere for leder å gi konkrete tilbakemeldinger på avvik som den ansatte må rette seg etter, ettersom de ikke har noe tilhørighet til systemet.
En ansattportal må ikke gi den ansatte muligheten til å stemple eller redigere sine data uten leders samtykke. Dette er helt opp til bedriftens ønske, og den ansattes rolle/stilling.
For en ansatt er det viktig å kunne få se sine timer, som man reelt blir lønnet for, samt ha oversikt over de timer man har jobbet ekstra, og se fleks og/eller tidskonto. Feriesaldo er en selvfølge. Det er ekstra pluss at den ansatte kan se sine avvik og følge disse opp selv også. Det at ansatte gjør dette selv, vil lette leders arbeid vesentlig, samt bevisstgjøre den ansatte om sine avvik, som man i noen tilfeller ikke er klar over.
Både ansatte (og ledere) vil også «hjelpe» bedriften til å utnytte løsninger og funksjoner som forbedrer og forenkler deres hverdag.
Det er ingen ulempe heller at den ansatte kan se de data som lagres om en selv (GDPR) og gjøre forespørsler på fremtidig planlagt fravær som ferie, avspasering, permisjon e.l. Dette gir forutsigbarhet, og den ansatte føler også at alt blir ivaretatt som det skal.
Lønn – > Som oftest har man lønn som utgangspunkt når man trenger timesystem. Og det er veldig bra, for riktig lønn ut i fra bedriftens regler og av hvordan de ansatte jobber er en forutsetning. Og da bør man kunne få timer og fravær over til det lønnssystemet man ønsker/har. Dette i seg selv er ingen «stor greie». Uansett hva du benytter så er datautvekslingen fra timefangst til lønn helt avhengig av hvordan det er satt opp. Det vil si at man drar ikke noe fordeler av å nødvendigvis benytte samme timefangst som sekundær-løsning i ett HR system e.l., kontra ett eksternt system. Det er samme data som sendes over, og man vil uansett kunne ta seg bespart tid for punsjing av timer/data. Enten om det forekommer internt i bedriften, eller om man benytter eksternt byrå (der man gjerne kan spare litt penger på punsje-jobben som gjøres der).
Med et timesystem som primært-system vil man kunne få det beste av regler og timefangst, samt utbytte av å få det inn i ett lønnssystem.
Tilleggsfunksjoner som typisk følger med i timesystem, og som forbedrer de andre systemene er en ekstra fordel, ved å ta i bruk riktig front-system.
Tilstede/fraværende -> Man bør inkludere alle ansatte uavhengig av stilling i ett system. At systemet skal kunne håndtere dette er forklart tidligere i denne bloggen. Men det er mange fordeler av dette også, utover det å bare få registrert tid/fravær.
En modul som ofte forbindes med, og snakkes om når det gjelder reell timefangst, er tilstedeværelse.
Hvem er på jobb? Hvem er borte? Er det noen på huset nå? Har vi gjester? Hva om du får kontroll? Skattevesenet? Arbeidstilsynet? Det er viktig at dette kan håndteres og ivaretas.
Om du har en bedrift som har høyt fokus på HMS og brannøvelser. Om du har bedrifter som er avhengig av å kunne levere kontroll-lister til skattetilsynet, eller arbeidstilsynet. Hvorfor ikke ha det i timesystemet?
Vi anbefaler at det legges opp til at den som har dette ansvaret har egen tilgang og portal (via PC og app), og kan styre brannøvelsene, og gjøre klart for ev opprop o.l. Mange savner dette i sin hverdag som HMS ansvarlig. Og at den ansatte vil også føle trygghet ved å kunne melde fra om de er trygge eller om de er i fare. Det vil si at en to-veis kommunikasjon er nødvendig.
Les mer om vår evakueringsløsning her…
Besøksregistrering -> Mange har dyre «gjestebok» løsninger for ubemannet resepsjon. Eller man trenger det fordi man i henhold til GDPR ikke skal registrere dette manuelt i bok. En gjestebok løsning skal kun gjøre enkle steg for en gjest, og kunne gi bedriften mulighet til å få se om det er gjester tilstede i bygget ved evakuering, eller etter endt arbeidsdag. Når man registrerer seg som gjest, bør dette innholdet funksjoner som man forventer – og forholde seg til data man kan lagre ved samtykke (GDPR).
Velg selv ut i fra behovet av informasjon den enkelte besøkende skal registrere og varsle den som får besøk. Og hvorfor ikke ha en egen varsling knapp som den som kun skal besøke bedriften (som postbud e.l.) og ikke har en konkret kontaktperson.
