I ett system kan det være «ett sett» med beregninger og regler, men det er mer vanlig at det er variasjon a typer beregninger som f.eks at enkelte jobber i produksjon, enkelte i administrasjon og kanskje man har noen på timelønn i tillegg. Og kanskje de på produksjon er organisert, men ikke de andre, også videre. For å gjøre det litt enklere har vi noen tips til de forskjellige her, som du også bør spørre deg om kan håndteres i systemet du velger.
Veksling mellom diverse skift, og mulighet for delvis skift-arbeide gjennom året er en god løsning som tilpasses bedriften og ikke omvendt.
Skift og produksjon -> Om din bedrift har skift ordninger enkelte perioder av året, eller som en del av produksjonen er det viktig at regler rundt dette håndteres. Da er det viktig at riktige tillegg kommer inn, som kveld, natt og helg, og at den ansatte har fleksibilitet dersom dette er ønskelig. Fleksibilitet kan være å ta hensyn til at ansatte bytter skift seg imellom. Eller at skift 2 tar over skift 1 før skift 1 er over, men at dette skal være ok. Ved å bruke riktig system skal ikke dette bare være mulig; det skal også gå an å ta ut data på hvor ofte, og når det skjer. På den måten tillater man fleksibilitet, men har kontroll og data på når og hvor ofte avvik forekommer.
Andre typer skift tillegg og ekstra tillegg skal også kunne registreres. Dette enten om det er forutsigbarhet som baserer seg på antall timer, klokkeslett eller uforutsigbarhet hvor det skal forekomme når den ansatte «forteller» om det – gjerne fra terminal og/eller mobil (ettersom dere ønsker). Alle disse tillegg skal også kunne velges av bedriften om skal godkjennes eller være noe som kommer automatisk inn.
Det samme gjelder for ansatte som jobber faste dager innenfor en type produksjon. Alle tillegg skal kunne bli registrert, og skal være en del av lønn for den ansatte ved godkjenning.
Klokkeslett og tidspunkter er også viktige, spesielt for denne kategorien. Systemet skal kunne ta hensyn til at du kommer før, og går noe etter din opprinnelige arbeidstid starter/slutter. Den skal også kunne gi avvik dersom man møter sent eller går tidlig. Og avvik i «begge kanter» skal kunne raskt vises til, så leder kan håndtere dette.
Fleksitid -> Mange bedrifter opererer med fleksitid som en del av avtale/lønn for den ansatte. I veldig mange tilfeller er det ingen regler satt rundt dette, og som oftest håndteres det av den ansatte selv. Selv om vi ikke har noen konkret oversikt over hvor mye, eller om det faktisk blir registrert korrekt tid her, er vi sikre på at på daglig basis er det så også komplett umulig å holde dette helt 100% riktig. Vi ser også at mange ansatte (og bedrifter) tolker «sin» versjon av hva fleksitid er. Dette er ofte fordi det ikke er definert noen regler rundt det å bruke fleks. Systemet bør da raskt kunne vise til hvor mye man kan spare på å definere regler på fleksitiden, slik at den gagner både den ansatte og bedriften, som er den store fordelen for denne arbeidsregelen.
Maks/Min grense -> Man bør se for seg om man ønsker å arbeide med indre- og ytre – kjernetider. Skal det være perioder på døgnet der man ikke ønsker at den ansatte skal kunne opparbeide seg pluss tid (ytre tid) og/eller avspasere pluss tid (indre tid). Eller om tid utenom denne kjernen ev må godkjennes.
En annen maks/min grense man bør se på er opparbeiding av pluss tid over tid. Skal pluss-tiden være noe som gagner «kun» de som har mulighet til å jobbe mye ekstra, eller skal den være noe som alle skal ha like fordeler av. Ved like fordeler bør man sette et maks tak på hvor mange timer man kan opparbeide seg innenfor hver lønnsperiode. På den måten så vil all ha mulighet til samme grense, uavhengig deres livs-situasjon.
I vår bedrift må systemet kunne håndtere, og skille skift/produksjon fra de som jobber i administrasjon. Regler for hvordan dette skal håndteres må kunne legges inn, og kunne håndtere begge stillingstyper like bra.
Skille timer –> For ansatte, og for bedriften er det ingen stor fordel at «alle» timer ligger i samme pott. Om en ansatt skulle slutte, eller ha ønske om noe utbetaling, eller ekstra fri, er det ingen mulighet for noen av parter å gå tilbake å se på hvilke timer som er hva i løpet av ett år (eller lenger). Systemet du velger bør da ta høyde for dette, og gi den ansatte mulighet til å «fortelle» når ekstra tiden er overtid, eller pålagt. Ved å skille disse timene, vil alltid bedriften ha kontroll på hva som er reelt overtid ønsket av bedriften, og hva som er fleksitid, ønsket av den ansatte.
Timelønnede -> Innleide (vikarer) og ansatte på timer kan ha andre vilkår enn de faste ansatte. Dette bør være enkelt å registrere og skille i systemet. Dette går både på tilganger i systemet og på hvordan de timelønnede skal ha betalt. Å sitte manuelt å ta bort eller endre stemplinger/timer for at noe skal bli riktig er en lett forklaring på at timefangst er et sekundært system hos leverandøren.
Særskilte stillinger uten tidsberegning -> Fra tid til annen er det bedrifter som utelukker enkelte ansatte i timefangst system da de har ekstra betalt fast-lønn og en stilling som tilsier at det skal kunne være tilgjengelige og jobbe «der de er» uten at dette skal belastes noe overtid e.l. Dette skal så klart være mulig, men det som er viktig å tenke på er at man må se det opp mot lovverket, og at denne kategorien av stilling også har fravær (som sykt barn, egenmelding, ferie osv..). Like viktig er det jo om man benytter seg av tilstedeværelse ift evakuering/brannøvelse. Det å kunne legge inn slike stillingskategorier, og kun fokusere på fravær, timer utover normal tid som ikke skal «behandles», men som skal vises til ved ev kontroll av Arbeidstilsynet, er viktig å ha med. Og det er jo heller ingen poeng å ha deler av bedriften utenom et system. Så man må ta høyde for at systemet skal kunne innbefatte alle stillingskategorier og ansatte, så man kan få oversikt over det man trenger i ett og samme system.
Andre tillegg – > Enkelte bedrifter har behov for å fange opp timer eller stk av diverse som skjer i bedriften, og som skal vises til. Det kan være lønnet arbeid som akkord, eller spesielle tillegg for ansatte som sjåfører eller andre oppgaver som må håndteres, og som det ønskes og se data fra.