Timeliste mal: gratis mal for registrering av arbeidstid

En timeliste er en oversikt over når hver ansatt starter og slutter, hvor lange pauser som er tatt, og hvor mange timer det blir per dag. Arbeidsmiljøloven krever en skriftlig og oppdatert oversikt over arbeidstiden til hver ansatt, men sier ikke hvordan den skal føres. Den sikreste løsningen er et timeregistreringssystem som Astrow, der de ansatte stempler og timelisten oppdateres av seg selv. Mange starter likevel med et regneark. Her ser du hva en timeliste må inneholde, når Excel ikke lenger holder, og lenger ned finner du en gratis timeliste mal i Excel fra Time Recorder.

Hva må en timeliste inneholde?

Etter arbeidsmiljøloven § 10-7 skal det foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Arbeidstilsynet utdyper at oversikten skal være skriftlig og oppdatert, at den gjelder uansett om den ansatte har timelønn, fastlønn eller akkordlønn, og at den ansatte selv også skal ha tilgang til den.

Følgende skal registreres for hver ansatt:

• navn
• dato
• daglig arbeidstid, med start- og sluttidspunkt
• eventuell overtid, med start- og sluttidspunkt

Registreringen skal også omfatte pauser som regnes som arbeidstid. Det gjelder blant annet pauser der den ansatte ikke fritt kan forlate arbeidsplassen, eller der det ikke finnes et tilfredsstillende spise- eller pauserom. Arbeidstilsynet anbefaler at timene føres fortløpende, helst daglig. Ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt fra registreringskravet, men arbeidsgiver må likevel kunne dokumentere at arbeidstiden er forsvarlig.

Slik dekker malen kravene:

Felt i malen	Hva det brukes til
Navn, ansattnummer, avdeling	Viser hvem listen gjelder
Dato og ukedag	Én rad per arbeidsdag, ukedagen fylles ut automatisk
Start og slutt	Faktisk start- og sluttidspunkt for dagen
Pause (min)	Pauser som ikke regnes som arbeidstid
Arbeidstid (timer)	Regnes ut automatisk
Over 9 t (mulig overtid)	Viser timer utover lovens grense per dag
Fravær og merknad	Ferie, sykdom, permisjon og forklaringer
Signatur	Ansatt og leder bekrefter at timene stemmer

Når er en timeliste i Excel ikke lenger nok?

For en liten bedrift med faste arbeidstider kan en gratis timeliste i Excel fungere godt i lang tid. Det begynner som regel å skurre når ett eller flere av disse punktene stemmer:

• Mange ansatte: noen må samle inn, kontrollere og legge sammen ett ark per person hver måned.
• Skift og turnus: nattevakter, helgearbeid og ulike arbeidsplaner gjør det vanskelig å se hva som er avvik fra planen.
• Tillegg: kvelds-, natt-, helge- og overtidstillegg må regnes ut manuelt etter tariffavtalen.
• Lønn: timene tastes inn på nytt i lønnssystemet, og hver ny inntasting er en ny mulighet for feil.
• Fleksitid og timebank: saldoer som skal følge den ansatte fra måned til måned, blir fort uoversiktlige i separate ark.

Et regneark vet heller ikke når timene faktisk ble ført. Det er den største svakheten: tallene kan se riktige ut, selv om de er skrevet inn lenge etterpå.

Timeregistrering med Astrow: timelisten fører seg selv

I Astrow stempler de ansatte inn og ut med app, PC eller stemplingsur, så tiden registreres når den skjer. Astrow beregner ordinær tid, overtid og tillegg for skift, natt og helg etter reglene og avtalene som er lagt inn for bedriften. På timekortet i ansattportalen står ordinær tid, overtid og fravær hver for seg, og fleks- og feriesaldo er synlig for den ansatte.

Lederen får beskjed om avvik som en glemt utstempling, godkjenner fravær og overtid fra PC eller mobil og signerer perioden. En signert og låst periode går videre til lønnssystemet som eksportfil eller gjennom en integrasjon. Les mer om Astrow timeregistrering, ansattportalen og lønn og fravær, eller bestill en demo for å se hvordan det fungerer med deres arbeidstidsordninger.

Gratis timeliste mal i Excel

Er dere få ansatte med faste arbeidstider, kan et regneark være nok en stund. Malen fra Time Recorder har plass til en hel måned, regner ut arbeidstiden automatisk og er satt opp for utskrift på A4 i liggende format. Den fungerer i Excel og i de fleste andre regnearkprogrammer.

Last ned timeliste-mal (Excel)

Slik bruker du timeliste-malen i Excel

1. Fyll inn toppen: navn, ansattnummer, avdeling og periode. Avtalt arbeidstid per dag står som 7,5 timer. Endre den hvis arbeidsavtalen sier noe annet.
2. Legg inn datoene: skriv første dato i perioden, marker cellen og dra den nedover. Ukedagen kommer av seg selv, og helgedager blir grå.
3. Før start og slutt: skriv klokkeslett som 07:30 og 16:00. En vakt som går over midnatt, for eksempel 22:00 til 06:00, føres på datoen vakten starter.
4. Skriv pausen i minutter: bare pauser som ikke er arbeidstid skal trekkes fra. Med start 07:30, slutt 16:00 og 30 minutter pause blir arbeidstiden 8,00 timer.
5. Registrer fravær: velg type fra listen (ferie, sykdom egenmelding, sykmelding, permisjon, avspasering eller annet) og skriv en forklaring i merknadsfeltet ved behov.
6. Kontroller og signer: nederst ser du sum arbeidstid, sum over 9 timer og differansen mot avtalt tid. Skriv ut eller lagre som PDF, og la ansatt og leder signere.

Jobber noen igjen senere samme dag, for eksempel to timer overtid på kvelden, fører du det på en ny rad med samme dato. Da får du med både start- og sluttidspunktet for overtiden, slik Arbeidstilsynet krever.

Hva kolonnen «Over 9 t» viser

Etter arbeidsmiljøloven § 10-4 skal den alminnelige arbeidstiden ikke overstige 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av 7 dager. Kolonnen i malen viser timer utover 9 per rad og er ment som et varsel, ikke en fasit. Den fanger ikke opp overtid som oppstår fordi uken passerer 40 timer, og den tar ikke hensyn til gjennomsnittsberegning eller lavere grenser for skift- og nattarbeid. Tariffavtalen kan også gi overtidsbetaling tidligere enn loven. Les mer i guiden om overtid, regler og beregning.

Vanlige feil med timelister

Selv en god mal for timeføring gir dårlige tall hvis den brukes feil. Dette er feilene vi oftest ser:

• Timene føres i etterkant. Når timelisten fylles ut på fredag eller ved månedsslutt, blir tidene gjetning. Kravet er en oppdatert oversikt, og Arbeidstilsynet anbefaler daglig registrering.
• Arbeidsplanen brukes som timeliste. En vaktliste eller turnus viser planlagt tid. Arbeidstilsynet presiserer at den ikke erstatter registrering av faktisk arbeidstid.
• Overtid og fleksitid havner i samme pott. Overtid er pålagt arbeid utover lovens grenser og gir tillegg. Plusstid i en fleksitidsordning er den ansattes eget valg. Blandes de, blir det vanskelig å vite hva som skal betales ut. Se fleksitid og timebank for hvordan du holder dem fra hverandre.
• Merarbeid føres som overtid. Timer utover avtalt tid, men innenfor lovens grenser, er merarbeid. Arbeidstilsynet sier at bare overtid etter § 10-6 skal registreres som overtid, selv om tariffavtalen gir overtidsbetaling for merarbeid.
• Alle pauser trekkes fra. Pauser der den ansatte må være tilgjengelig på arbeidsplassen, er arbeidstid.
• Ingen godkjenning. En timeliste som ingen leder har sett før lønn, gir rom for feil som først oppdages når noen klager på lønnsslippen.

Timeliste og personalliste er to ulike krav

Mange tror at en personalliste dekker kravet om timeliste. Det gjør den ikke. Personalliste er et krav fra Skatteetaten for serveringssteder og catering, frisører og skjønnhetspleie, og bilverksteder og bilpleie. Den viser hvem som er på jobb, skal føres på arbeidsplassen og være tilgjengelig for kontroll i åpningstiden. Timelisten er Arbeidstilsynets krav og skal sikre en lovlig og forsvarlig arbeidstid.

Arbeidstilsynet sier tydelig at virksomheter som må føre personalliste, også må registrere arbeidstimene. Hører dere til en av bransjene, trenger dere altså begge deler. Les mer om kravene til elektronisk personalliste.

Les også: Hva er et timeregistreringssystem?, Overtid: regler, grenser og beregning og Timeregistrering med app

Ofte stilte spørsmål