Stemplingsur for bedrifter: slik velger du riktig løsning

Et stemplingsur er en terminal der de ansatte registrerer når de kommer og går. Et moderne digitalt stemplingsur leser et kort eller en brikke, eller lar den ansatte taste en kode, og sender stemplingen rett til timeregistreringssystemet. Der blir den til timekort, overtid og lønnsgrunnlag. For en bedrift handler valget av stemplingsur mindre om selve uret og mer om hvor de ansatte møter opp, hvor mange som stempler samtidig, og hvordan stemplingene skal brukes videre.

Denne guiden forklarer hvordan et digitalt stemplingsur fungerer, hvor det bør stå, når det lønner seg framfor app eller PC, og hva du bør sjekke før du bestemmer deg.

Fra stempelur med papirkort til digitalt stemplingsur

Det klassiske stempeluret var mekanisk. Hver ansatt hadde sitt eget papirkort i et stativ ved inngangen, stakk det inn i uret ved arbeidsstart og arbeidsslutt, og fikk klokkeslettet trykket på kortet. Ved periodeslutt samlet noen inn kortene og regnet sammen timene for hånd før de ble ført inn i lønnssystemet.

Prinsippet er det samme i dag: den ansatte registrerer seg på et fast sted når arbeidsdagen begynner og slutter. Forskjellen er hva som skjer etterpå. Et digitalt stemplingsur trykker ikke på papir, men sender stemplingen til et system som beregner arbeidstiden etter reglene dere har lagt inn. Ingen trenger å tyde håndskrift, telle opp kort eller taste inn tall på nytt.

Papirkortene har også en praktisk svakhet når det gjelder regelverk. Skatteetaten skriver i uttalelsen om føring av personalliste at løse stemplingskort verken regnes som en elektronisk løsning eller oppfyller kravet til manuell løsning. For bransjer med personallisteplikt er et gammelt stempelur med papirkort derfor ikke nok alene.

Noen stemplingsur stempler fortsatt på papir, men da til et annet formål: tid og dato på arbeidsordrer, skjemaer og andre dokumenter der tidspunktet må stå på selve arket. Det er dokumentstempling, ikke registrering av arbeidstid.

Slik fungerer et digitalt stemplingsur

Selve stemplingen tar et par sekunder. Den ansatte holder kortet eller brikken mot leseren, eller taster ansattnummer eller en personlig kode. Terminalen registrerer tidspunktet og hvem det gjelder, og sender det videre til timeregistreringssystemet i skyen.

Kort og brikker

De fleste stemplingsur bruker kontaktløse kort eller brikker (RFID). Det finnes flere kortstandarder, og her lønner det seg å sjekke hva dere allerede har. Bruker bedriften adgangskort til dørene, kan det være mulig å bruke de samme kortene til stempling, slik at de ansatte slipper å bære to. Time Recorder har støtte for mange ulike adgangskort. Ta gjerne med et av kortene deres, så sjekker vi om det kan brukes til stempling.

Stempling uten kort

Kort blir glemt og mistet. Derfor bør terminalen også kunne ta imot ansattnummer eller en personlig kode. Det er nyttig for nyansatte som ennå ikke har fått kort, og for ekstrahjelp som jobber noen få dager.

Koblingen til timeregistreringssystemet

Uret er bare inngangen. Det er i timeregistreringssystemet at stemplingen blir til arbeidstid: systemet sammenligner med arbeidsplanen, beregner overtid og tillegg, viser manglende stemplinger, og lar lederen godkjenne før timene går til lønn. Et stemplingsur som ikke er knyttet til et system, gir dere tidspunkter, men ikke ferdige timer.

Arbeidsmiljøloven stiller ikke krav til hvordan arbeidstiden registreres. Arbeidstilsynet nevner stemplingssystemer, adgangskort og app som eksempler på egenrapportering, men understreker at det er arbeidsgiveren som har ansvaret for at oversikten er riktig og oppdatert. Stemplingsuret er altså et verktøy for å oppfylle kravet, ikke en garanti i seg selv.

Hva skjer ved strømbrudd eller nettbrudd?

Et stemplingsur som slutter å virke når strømmen går, skaper et hull i registreringene akkurat når det er mest kaos. Spør derfor om terminalen har nødbatteri, og hvor lenge det varer. Spør også hva som skjer hvis nettverket faller ut en periode, og hvordan stemplingene da kommer inn i systemet. Det er spørsmål leverandøren bør kunne svare konkret på.

SmartTerminal fra Time Recorder har nødbatteri som holder den i drift i inntil 6 timer ved strømstans. Mister terminalen nettverksforbindelsen, lagres stemplingene i en fil på terminalen. Når nettet er tilbake, overføres alle stemplingene til Astrow.

Plassering og antall stemplingsur

Den beste plasseringen er der de ansatte faktisk passerer når de begynner og slutter: ved personalinngangen, ved garderoben eller ved porten inn til produksjonshallen. Står uret et sted de må gå en omvei for å nå, blir det glemte stemplinger og tid som ikke stemmer med virkeligheten.

Hvor mange terminaler dere trenger, avhenger mer av mønsteret enn av antall ansatte. Noen ting å tenke på:

• Skiftbytter: møter mange opp samtidig, kan det bli kø foran én terminal. Da kan det være lurt med to ved samme inngang.
• Flere innganger eller bygg: én terminal per inngang som brukes ved arbeidsstart, er et godt utgangspunkt.
• Flere lokasjoner: hver lokasjon trenger sin egen løsning. For personalliste skal det være en liste per arbeidssted.
• Nettverk og strøm: sjekk at det er stabilt WiFi eller kablet nett og en strømkilde på stedet før dere bestemmer plasseringen.

Stemplingsur, app eller PC?

Det er ikke enten eller. Mange bedrifter kombinerer, og stemplingene havner på samme timekort uansett hvor de er gjort. Spørsmålet er hva som passer hver gruppe ansatte.

Situasjon	Passer best
Mange møter opp på samme sted, for eksempel i produksjon eller på lager	Stemplingsur ved inngangen
Ansatte uten egen PC eller jobbtelefon	Stemplingsur
Kontoransatte som sitter ved PC	PC eller nettleser
Ansatte ute hos kunder, på anlegg eller på reise	App på mobil
Bedrifter med både verksted og ute-team	Kombinasjon av stemplingsur og app

Et stemplingsur har noen fordeler som en app ikke har. Det krever ingen privat telefon, det står alltid på samme sted, og det blir en fast vane å stemple når man går forbi. En app gir mer frihet for dem som ikke møter på ett fast sted. Les mer i guiden om timeregistrering med app.

Personalliste og evakuering

Når de ansatte stempler inn og ut på et stemplingsur, vet systemet hvem som er på jobb. Det kan brukes til mer enn lønn.

Personalliste: serveringssteder, frisører og skjønnhetspleie og bilverksteder og bilpleie må føre personalliste, og den skal oppdateres når arbeidet begynner og slutter. Stempling ved inngangen passer godt til dette kravet, så lenge systemet kan vise en samlet liste og logge rettelser. Se guiden om elektronisk personalliste for kravene i detalj.

Evakuering: når brannalarmen går, er det viktig å vite hvem som faktisk er i bygget. Med registrerte stemplinger kan ansvarlige få en liste over hvem som er stemplet inn, og krysse av for dem som er i sikkerhet. Les hvordan dette fungerer i Astrow evakuering.

Sjekkliste: slik velger du stemplingsur for bedriften

1. Hva skal uret brukes til: arbeidstid i et timeregistreringssystem, eller tid og dato på dokumenter?
2. Sender uret stemplingene direkte til timeregistreringssystemet dere bruker eller vurderer?
3. Hvilke kort og brikker leser det, og kan dere bruke kort dere allerede har?
4. Kan de ansatte stemple med kode eller ansattnummer når de har glemt kortet?
5. Kobles det til med WiFi, kablet nett eller begge, og hvordan er nettverket der uret skal stå?
6. Har det nødbatteri, og hva skjer med stemplingene hvis nettverket er nede?
7. Hvor mange innganger og skiftbytter har dere, og hvor mange terminaler trengs for å unngå kø?
8. Skal uret også brukes til personalliste, evakuering eller prosjektregistrering?
9. Hvem leverer kort, brikker og rekvisita, og hvem hjelper dere hvis noe slutter å virke?

Stemplingsur i Astrow

Time Recorder har levert stemplingsur i over 100 år. I dag er det SmartTerminal som brukes for å registrere arbeidstid i Astrow. Den ansatte holder kortet eller brikken mot terminalen, eller taster ansattnummer eller egen kode, og stemplingen kommer inn i Astrow i sanntid og vises på timekortet.

• Kort og brikker: SmartTerminal leser Mifare 1K/4K og EM (Proximity).
• Tilkobling og strøm: WiFi og LAN, 12 V eller 230 V, og nødbatteri som holder terminalen i drift i inntil 6 timer ved strømstans. Ved nettbrudd lagres stemplingene på terminalen og overføres når nettet er tilbake.
• Stempling: kom/gå i 1/60 eller 1/100 time, og sommer- og vintertid stilles automatisk.
• Evakuering: brannalarmen kan kobles til stemplingsuret med relé, slik at evakueringsfunksjonen starter automatisk når alarmen utløses.

For bedrifter som vil komme enkelt i gang, finnes en startpakke for inntil 50 ansatte. Den inneholder SmartTerminal, timer med overtid og tidskontoer, ferie- og fraværsregistrering, rapporter, lederportal for app og PC, eksport til lønn og tilgang til supportportalen. Er dere flere enn 50, lages tilbudet etter behov. Trenger dere å stemple tid og dato på dokumenter, finnes PIX-200 for det. Kort, brikker og rekvisita kan bestilles fra Time Recorder.

Stemplingsur er ikke et krav for å bruke Astrow timeregistrering. De ansatte kan også stemple i appen eller på PC, og alle stemplingene havner på det samme timekortet. Stemplingene brukes også i personallisten. Vil du ha hjelp til å finne riktig oppsett, kan du ta kontakt eller be om en demo.

Les også: Timeregistrering med app, Hva er et timeregistreringssystem? og Elektronisk personalliste: krav og bransjer

Ofte stilte spørsmål