Ved oppstart
Når dere starter med Astrow, setter Time Recorder opp det som trengs for at løsningen er klar til bruk på avtalt tidspunkt. Det gjelder blant annet dagsplaner, sykluser, brukere og ansatte.
Denne veiledningen gir en oversikt over byggesteinene i oppsettet, slik at du kjenner dem igjen og finner riktig veiledning når noe skal endres senere.
Byggesteinene i Astrow
Beregningen av timene bygger på fire ting:
- Tellere: samler timer og antall. T-tellere teller timer og minutter, C-tellere teller antall. Tellere brukes i dagsplaner, fravær, rapporter og eksport til lønn. Mange av dem er skjult, fordi de bare brukes i beregningen.
- Dagsplaner: bestemmer hvordan en dag beregnes: arbeidstid, pauser og tillegg. Se «Opprette og endre dagsplan».
- Sykluser: setter dagsplanene sammen til en fast arbeidsuke eller flere uker. Se «Syklus (arbeidsuke) og tildeling til ansatte».
- Lønnsgrupper: bestemmer hvordan timene regnes for ulike stillinger, for eksempel fleks eller overtid, og over hvilken periode.
Rundt beregningen styrer disse hvem som ser hva og får hvilke forespørsler:
- Ansatte: hver ansatt har minst navn, kortnummer, startdato, syklus og lønnsgruppe. Eksporterer dere til lønn, trengs også ansattnummer.
- Brukere: de som skal logge inn, har en bruker med brukernavn, e-post, kobling til den ansatte og en rolle. Rollen bestemmer hva brukeren får gjøre.
- Grupper: ansattgrupper brukes til team, avdelinger og rapporter. Avviksgrupper bestemmer hvilke fravær ledere og ansatte kan legge inn eller søke om.
- Godkjennere: settes opp under autorisering og bestemmer hvem som godkjenner fraværsforespørsler. Det er enklest å knytte godkjenneren til en ansattgruppe, så følger godkjenningen med når ansatte flyttes mellom grupper.
Veiledninger for senere endringer
- Ny ansatt: «Opprette ny ansatt»
- En ansatt slutter: «Avslutte en ansatt»
- Ny leder: «Sette opp en ny leder: rolle, team og godkjenning»
- Ny bruker: «Opprette brukernavn og gi tilgang»
- Ny arbeidstid: «Opprette og endre dagsplan»
- Ny arbeidsuke: «Syklus (arbeidsuke) og tildeling til ansatte»
- Nytt fravær: «Opprette fraværstype og gjøre den tilgjengelig»
- Helligdager: «Helligdagskalender»
- Feriesaldo: «Feriesaldo og nytt ferieår»
- Innstillinger for hele løsningen: «Systeminnstillinger (referanse)»
- Er du usikker på hvordan noe i oppsettet deres henger sammen, ta kontakt med support.