Leveranse av timesystem blir ofte nevnt i sammenheng med andre løsninger. Det kan være leverandører som leverer HR som sitt primærfelt, eller Prosjekt, eller Lønn o.l.
Det som er sikkert er at man vanskelig kan dekke opp alle variabler og parametere til å dekke for eksempel HR og Timefangst i samme løsningen, om timefangst er fokuset til kunden.
Så man bør da i første omgang se for seg hva man har behov for. Enten om man velger HR systemer med timefangst eller Timeregistrering med HR mulighet, så vil du i begge tilfeller måtte fire på det som er sekundær-løsning i det systemet du velger.
Eksempler på hva som kan være mangler i systemer som ikke har timefangst som sin primære leveranse kan være:
Ingen terminaler -> Terminaler som man kan registrere inn/ut på. Dette resulterer ofte i manuelle registreringer, som igjen ikke er «mye mer verdt» enn det som leveres på ark. Terminalens egenskap og at den faktisk er en del av timeløsningen og ikke laget som ett tillegg er også noe man bør se på av egenskaper i en terminal.
Benytter iPad eller Mobil -> Dette kan være OK, og vil med Astrow Web ofte være ett supplement til terminaler. Bakdelen med dette er at det er laget som en kobling til systemet, og ikke som en del av systemet. Da er det ofte mangler som «minne», «batteri» som kreves for å ivareta stemplinger som er gjort, selv om nett og/eller strøm er nede.
Ofte så benyttes også tasting av ansattnummer e.l. som også ofte øker feilkilden til feilregistreringer, uten at ansatte oppdager dette. For eksempel feil ansattnummer registrerer inn feil person.
Begge alternativer er også et resultat av at man ikke ha 100% korrekt tilstedeværelse ved ev brannøvelse e.l.
Viktigheten av å kunne kombinere terminal med andre stemplings-enheter kommer godt med som en fleksibilitet for alle i bedriften. Viktigheten av at alle viser sin tilstedeværelse uavhengig stilling er også viktig ved brannøvelser eller evakuering.
Ingen «real time» -> Med tasting inn av timer på jobb vil man ikke ha noe oversikt over når den ansatte kommer eller går. Om man skal jobbe 7.5 timer per dag, vil det være vesentlig for enkelte bedrifter å vite om de kommer 07:00 eller 07:20 på jobb og jobber full dag.
Mangel på slike avvik (møtt/gått) vil også gjøre at du mister oversikten over når de ansatte faktisk er på jobb, selv i en liten bedrift.
Med real-time menes det også at enkelte systemer med timefangst som sekundær løsning også gir de ansatte mulighet til å etter-registrere sin tid. Du vil da aldri kunne benytte systemet til å ha 100% kontroll på brukte timer og/eller tilstedeværelse/fravær – fordi ansatte ikke har oppdatert, eller det er avvik man ikke har fanget opp.
Mobil stempling -> For Time Recorder kan mobilstempling være den stemplingen man gjør for alle ansatte i bedriften. Men normalt er mobil stempling ofte satt ut til den eller de ansatte som har behov for å registrere tid utenfor lokalet der man er.
Vi vet at det ofte blir mange avvik og også misnøye blant ansatte, enten fordi de glemmer å ta opp mobilen i det de kommer på jobb, eller blir forhindret i det. Da kreves det ofte korrigeringer av den ansatte eller leder i etterkant, som på sikt ikke gir noe effektiv arbeidsdag.
Med terminal og kort/brikker så vil man kunne registrere flere stemplinger per sekund, som igjen gjør at det er lettere for den ansatte å «huske» det, og at man alltid har reell tid registrert. Skulle man for øvrig ønske å benytte mobilstempling, så er det viktig å ha muligheten til å velg om lokasjons-sted for hvor man kan stemple med mobilen er noe man trenger eller ikke.